Ce face un grefier de corespondență?

Un funcționar de corespondență este responsabil pentru gestionarea livrării și afișării corespondenței care intră și ies dintr-o unitate. Aceasta include de obicei pachete și alte tipuri de corespondență, pe lângă corespondența scrisă. El sau ea poate fi angajat în sectorul privat sau pentru o agenție guvernamentală, cum ar fi serviciul poștal. Desigur, aproape orice afacere de cărămidă și mortar trimite și primește corespondență, multe dintre ele expediind și mărfuri către clienții săi. Dacă afacerea este suficient de mare pentru a avea un departament de corespondență sau de expediere, atunci este probabil să angajeze cel puțin un funcționar poștal pentru a supraveghea operațiunile.

Pentru a îndeplini aceste sarcini în mod eficient și rentabil, este necesar ca un funcționar poștal să fie la curent cu tarifele poștale și de expediere curente ale transportatorilor pe care îi folosește angajatorul. De asemenea, este important să cântăriți și să pregătiți corespondența cu atenție, deoarece un pachet care nu este împachetat, adresat și măsurat conform politicii de expediere a transportatorului poate fi returnat pe cheltuiala companiei. Pe lângă timpul pierdut, poștă și materiale, acest tip de eroare poate duce și la pierderea afacerii. În plus, este de așteptat ca un funcționar de corespondență să fie familiarizat cu reglementările și procedurile referitoare la corespondența în vrac pentru a profita de cele mai bune tarife și pentru a controla cheltuielile inutile.

Funcționarul de corespondență se ocupă și de corespondența primită. Aceasta poate implica pur și simplu sortarea materialelor în sloturile de corespondență în funcție de departament sau birou, pentru a fi preluate de personalul desemnat. Aceasta poate include sau nu deschiderea efectivă a fiecărei e-mailuri care vine, în funcție de politica companiei. Unii funcționari pot fi obligați să livreze corespondența personal la fiecare birou sau departament sau chiar în clădiri separate pe același motiv. De fapt, acesta este adesea cazul marilor corporații, unități medicale și universități.

În ceea ce privește mediul de lucru, un funcționar de poștă angajat într-o unitate mare poate considera că atmosfera este destul de zgomotoasă din cauza mașinilor de sortare automate și a altor echipamente aferente. De asemenea, se pot aștepta, în general, să petreacă mult timp stând într-un singur loc în timp ce pregătesc articolele pentru expediere. Cu toate acestea, în mediile de afaceri mici, o mare parte a muncii poate fi făcută manual, ceea ce poate fi mai silențios, dar poate echivala cu mișcări repetitive ale încheieturii mâinii și o cantitate destul de mare de tăieturi de hârtie pe mâini și degete.

De obicei, nu este nevoie de o pregătire specială sau un nivel de educație pentru a deveni funcționar de corespondență dincolo de o diplomă de liceu sau echivalent. Cu toate acestea, poate fi necesar să cunoașteți sau cel puțin să fiți capabil să învățați cum să lucrați cu diverse echipamente computerizate, cum ar fi cele utilizate pentru tipărirea etichetelor poștale și de expediere. De asemenea, este util să posezi abilități de bază de matematică și abilitatea de a comunica bine cu ceilalți.