Un specialist în controlul documentelor își petrece de obicei o mare parte din timp perfecționând literatura, manualele și materialele de instrucțiuni care însoțesc produsele înalt tehnice. Majoritatea acestor specialiști lucrează în industrii precum inginerie sau producție farmaceutică, unde munca este complexă și limbajul simplu este o raritate. Cu toate acestea, instrucțiuni clare și informații despre utilizarea produsului sunt imperative, de aceea intervine specialistul în controlul documentelor. Acest profesionist acționează în esență ca control al calității pentru literatura și textele care sunt lansate publicului. Lucrarea implică în principal coroborare, introducere de date și verificări de consistență la un nivel înalt.
În majoritatea contextelor, un specialist în controlul documentelor lucrează ca membru al unei echipe tehnice de redactare. Scrierea tehnică încearcă, practic, să surprindă esența unei proceduri sau a unui produs, apoi să o încadreze într-un limbaj care este mai ușor de înțeles de către consumatori. Totuși, aceasta implică mai mult decât simpla descriere și traducere. Un specialist în documente tehnice trebuie să fie extrem de precis și trebuie să se asigure că se utilizează un limbaj și codificare consecvente pe parcursul materialelor. Informațiile care sunt publicate sau distribuite care nu pot fi ușor înțelese pot duce la vătămări sau la utilizarea necorespunzătoare a produsului, ambele putând avea consecințe negative pentru producător.
Majoritatea la care lucrează specialiștii în controlul documentelor sunt manualele de instrucțiuni și documentația tehnică care însoțesc produsele electronice și tehnologice. Când echipa de redactare a terminat de compilat aceste informații, specialistul le revizuiește, căutând claritate și acuratețe. Acest lucru implică adesea utilizarea unui lexicon special specific industriei de termeni foarte tehnici. Acești termeni trebuie definiți și utilizați în mod consecvent în toate materialele. Când specialiștii găsesc erori sau descoperă locuri în care este nevoie de mai multe clarificări, de obicei vor trimite documentele în cauză înapoi echipei de redactare.
Eficacitatea în locurile de muncă de specialist în controlul documentelor necesită, în general, o atenție deosebită la detalii și o aptitudine pentru materiale complexe. Cu toate acestea, de obicei, specialiștii nu trebuie să posede multă experiență în domeniu. De cele mai multe ori, specialiștilor în documente li se permite să învețe dezavantajele industriei la locul de muncă. Există excepții pentru proiectele din arena militară și de apărare națională, deoarece acești specialiști trebuie să aibă de obicei cunoștințe de primă mână despre piesele care sunt construite și descrise. În majoritatea celorlalte contexte, totuși, o diplomă de licență, experiență în scriere și editare și abilități organizaționale puternice sunt singurele cerințe.
În afara ingineriei și științei, termenul de „specialist în controlul documentelor” este uneori, deși rar, aplicat angajaților la nivel de intrare, care sunt adesea puțin mai mult decât funcționari de corespondență. Acești angajați se ocupă de afluxul de documente, procesează memorii și sortează corespondența de intrare și de ieșire. Acest tip de profesionist și cei care lucrează la nivelurile superioare ale producției au puține în comun în afară de titlul postului.