Un coordonator de control al documentelor este responsabil pentru orice tip de documentație pe care o companie l-ar putea folosi pentru a desfășura operațiuni comerciale. Aceasta include, de obicei, imagini și diagrame, înregistrări computerizate și documente scrise. Acest coordonator poate înființa un sistem de documentare și va fi de obicei responsabil de gestionarea și controlul acestuia. El poate fi, de asemenea, responsabil pentru crearea procedurilor pentru utilizarea sistemului și probabil îi va ajuta pe alții să folosească procedurile în mod eficient. Coordonatorul de control al documentelor este vital pentru succesul departamentelor de producție, deoarece este responsabil pentru a ajuta la urmărirea modificărilor și îmbunătățirilor aduse proiectelor.
Tipurile de documente pe care un coordonator va trebui să urmărească și să stocheze vor varia de la industrie la industrie. În funcție de tipul de afacere în care lucrează, un coordonator de control al documentelor va dezvolta și implementa un sistem pentru stocarea și preluarea oricărei documentații necesare. El poate colecta și urmări fișiere de hârtie, lucrări de artă și planuri. El ar putea fi, de asemenea, responsabil pentru controlul facturării și a altor documente care se referă la un anumit proiect din cadrul companiei. Sistemul poate fi la nivel de companie, caz în care coordonatorul va avea implicate mai multe departamente diferite, în funcție de tipul de documentație.
În orice proiect de afaceri care implică păstrarea evidenței, mai multe departamente și angajați vor fi implicați în crearea și distribuirea informațiilor. Coordonatorul controlului documentelor va gestiona orice efort de a colecta și controla această masă de informații și orice documente însoțitoare sau fișiere informatice. Acest lucru va face din comunicarea eficientă cu alte departamente și organizații externe un rol vital pentru oricine în această ocupație.
Documentele pe care coordonatorul trebuie să le supravegheze ar putea fi de la departamentele interne ale companiei sau de la contractori și clienți externi. El trebuie să verifice adesea informațiile cu mai mulți supraveghetori diferiți pentru a se asigura că documentația este exactă și poate fi responsabil cu pregătirea și distribuirea de copii ale documentelor către departamentele din interior și din exterior. Coordonatorul de control al documentelor va fi însărcinat cu urmărirea modificărilor în modelarea și construirea produselor, precum și cu stocarea și preluarea documentelor pentru evaluare și revizuire. În plus, el poate fi responsabil pentru prezentarea informațiilor de control al documentelor către conducere și clienți.
Ziua obișnuită a unui coordonator de control al documentelor va fi probabil petrecută organizând, catalogând și urmărind fișierele pe hârtie și electronice. El va petrece timp coordonând cu alții din cadrul propriei sale companii, precum și cu cei din organizații externe. Își poate petrece o parte din zi supervizând și instruind pe alții cu privire la politicile și procedurile de control al documentelor.