Atribuțiile specifice ale unui specialist în înregistrare pot varia în funcție de industria în care lucrează acel profesionist. În general, specialistul în înregistrare va lucra cu clienții sau clienții pentru a obține informații relevante și a introduce acele informații într-un sistem informatic care gestionează datele clienților. Mulți astfel de specialiști lucrează în industria sănătății; ei vor lucra la recepția sau la biroul de înregistrare al unei clinici, spital sau alt centru medical și vor oferi pacienților documentele corespunzătoare de completat. Apoi specialistul va gestiona acele informații în fișiere atât pe computere, cât și pe hârtie.
În cadrul industriei de îngrijire a sănătății, specialistul de înregistrare poate avea alte sarcini, inclusiv alocarea pacienților în anumite camere sau paturi, gestionarea schimburilor angajaților sau coordonarea echipamentelor în întreaga clădire. Alte îndatoriri ale specialistului de înregistrare pot implica depunerea documentelor de admitere, precum și documentele de externare pentru atunci când un pacient este gata să părăsească o unitate. Specialistul trebuie să aibă o înțelegere solidă a legilor și reglementărilor locale cu privire la documentele pe care este desemnat să le gestioneze; preocupările legate de confidențialitate sunt predominante, în special în domeniul asistenței medicale, iar dacă documentele sunt gestionate prost, legile pot fi încălcate.
Îndatoririle postului pot varia pentru specialistul de înregistrare din alte industrii. Un specialist în înmatricularea vehiculelor, de exemplu, se va ocupa exclusiv de gestionarea înregistrărilor și înregistrărilor pentru proprietatea vehiculului, permisele de conducere, permisele și alte documente sau avize speciale. Familiarizarea cu operațiunile computerului este necesară și va fi necesară pregătirea profesională pentru ca specialistul să poată învăța orice software specific utilizat într-un anumit cadru. Deși nu este necesar un anumit nivel de educație pentru a deveni un specialist în înregistrare în multe cazuri, aproape toți angajatorii preferă candidații care au absolvit liceul, precum și o anumită pregătire postliceală.
Programele de certificat sau programele de diplomă de asociat sunt adesea disponibile, astfel încât candidații să poată obține pregătirea necesară. Odată ce un candidat a fost angajat, este probabil ca acesta să urmeze o pregătire profesională timp de câteva luni sau chiar ani, în funcție de complexitatea postului. Poate fi necesară o pregătire specială post-secundară, mai ales dacă specialistul lucrează în industria sănătății, dar, din nou, cerințele vor varia în funcție de poziție și de legile sau reglementările locale. Formarea în terminologia medicală, de exemplu, poate fi necesară de către un angajator de îngrijire a sănătății, astfel încât specialistul să aibă o înțelegere solidă a procesului de desemnare a diferitelor procese și funcții medicale.