Un supervizor de achiziții este un tip de manager responsabil pentru grupul de achiziții. Ca parte a muncii lor, supraveghetorii de achiziții sprijină operațiunile de afaceri prin revizuirea cererilor de achiziție, aprobând variațiile prețului de achiziție și controlând costurile în exces și învechite. Dacă supervizorul de achiziții este angajat de o unitate de producție, el va fi, de asemenea, responsabil pentru lucrul cu managementul programului și programatorii de producție pentru a determina când materialul va fi disponibil pentru operațiunile de construire a produselor.
Solicitările de achiziție sunt solicitări de cumpărare a produselor pentru susținerea comenzilor clienților. Un supervizor de achiziții examinează cererile de achiziție și determină ce trebuie comandat. Introducerea propriu-zisă a comenzii este efectuată de cumpărătorii care lucrează pentru supervizorul de achiziții. De obicei, aceste solicitări de achiziție vor fi rezultatul unui sistem de planificare a resurselor întreprinderii (ERP). Înainte de a autoriza cumpărătorii să plaseze comenzi la furnizori, supervizorul de achiziții se va întâlni cu membrii personalului de conducere pentru a confirma că cererea de comenzi ale clienților și capacitatea fabricii sunt suficiente pentru a susține aceste comenzi.
Variațiile prețului de achiziție (PPV) sunt rezultatul unui preț unitar cotat mai mare decât prețul unitar standard încărcat în sistemul ERP. Un PPV nefavorabil poate determina compania să obțină mai puțin profit, astfel încât supraveghetorul de achiziții trebuie să examineze orice PPV nefavorabil pentru a determina cauza. Dacă cauza se datorează unor probleme induse de client, cum ar fi solicitări în termenul de livrare sau cantități mai mici decât cele cotate inițial, managerul de achiziții va trimite o solicitare managerului de program pentru a recupera PPV-ul de la client. Dacă cauza este legată de o eroare a cumpărătorului sau de alte probleme care nu sunt induse de client, supervizorul de achiziții va efectua o analiză a cauzei principale și va oferi instruire suplimentară sau actualizări de proces după cum este necesar pentru a preveni apariția problemei în viitor.
Managerii de achiziții sunt, de asemenea, responsabili pentru controlul costurilor în exces și învechite. Excesul este cantitatea de material deținută de o companie care este mai mare decât cererea oferită de clientul acesteia. Învechit se referă la orice material care are cerere zero, deci nu este utilizat. Supraveghetorii de achiziții revizuiesc periodic detaliile materialelor la îndemână și la comandă pentru a se asigura că nu va exista material blocat.
În cazul în care o modificare a cererii din partea clientului face ca materialul să devină în exces, supervizorul de achiziții va lucra cu cumpărătorii și va încerca să returneze surplusul furnizorului inițial. După ce se efectuează această due diligence, orice material încă blocat este de obicei depus într-o cerere de exces către client pentru plată. Materialul învechit se datorează adesea unei modificări de inginerie care ar fi putut elimina o anumită componentă din lista de materiale. Departamentul de achiziții va încerca să returneze piesele sau să găsească o altă modalitate de a le folosi. În cazul în care nu are succes, o cerere învechită va fi înaintată clientului.