Controalele interne sunt o practică care există de sute de ani, care se referă în primul rând la modul în care organizațiile își gestionează și își protejează operațiunile sau informațiile interne. O practică comună a acestor controale este verificarea informațiilor financiare ale unei companii și crearea unui sistem de procese sau activități pentru a interzice frauda și delapidarea. Proprietarii de afaceri și managerii sunt de obicei responsabili pentru crearea și implementarea controalelor interne. Organizațiile mai mari și companiile publice vor avea cel mai adesea mai multe controale decât alte companii.
De multe ori, controalele interne se încadrează în una din două grupe: obiectiv sau activitate. Fiecare grup descrie controale care sunt de natură similară și încearcă să protejeze informațiile financiare urmând practici specifice. Categorizarea obiectivă a controalelor include principii care determină existența, apariția, caracterul complet, evaluarea și prezentarea sau dezvăluirea informațiilor financiare. Aceste controale se concentrează pe aspectul contabil al datelor financiare. Regulile și metodele contabile naționale vor dicta modul în care companiile înregistrează tranzacțiile financiare individuale pentru ca persoanele fizice să aibă o idee clară despre performanța financiară a companiei.
Controalele activității vor guverna separarea sarcinilor, reținerea înregistrărilor de către departamente, supravegherea operațiunilor, autorizarea activităților angajaților, securitatea documentelor financiare și a informațiilor despre clienți, garanțiile fizice și aprobarea conducerii pentru lucrările finalizate. Aceste controale se pretează revizuirii observaționale de către proprietari, directori, manageri și supraveghetori. În plus, aceste controale pot avea nevoie de ajustări pe măsură ce compania crește și se extinde. Mai multe locații sau informații vor duce la creșterea documentelor și a activității contabile, ceea ce înseamnă, la rândul său, mai multe controale.
Companiile publice sunt utilizatori obișnuiți ai controalelor interne extinse datorită reglementărilor guvernamentale. Aceste reglementări asigură faptul că companiile publice vor prezenta informații corecte și transparente acționarilor, care sunt proprietarii principali ai companiilor deținute public. Guvernele pot, de asemenea, să ajusteze regulamentele frecvent pentru a lua măsuri corective din eșecurile anterioare ale controlului.
Auditurile ajută companiile să determine eficacitatea și eficiența controalelor lor interne. Auditurile – de obicei efectuate de firme de contabilitate publică – vor oferi o opinie terță parte asupra controalelor financiare și operaționale ale unei companii. Auditorii se vor asigura că compania respectă standardele externe, angajații nu subminează controalele, iar managerii sau supraveghetorii au o prezență activă în operațiunile companiei.
Companiile pot constata, de asemenea, prin audituri, că controalele lor sunt prea restrictive pentru operațiunile de afaceri. Controalele pot împiedica grav modul în care un angajat îndeplinește o sarcină, solicitând aprobarea conducerii sau un al doilea angajat care trebuie să finalizeze o parte a sarcinii. Aceste probleme vor scădea productivitatea, crescând în același timp timpul de nefuncționare al angajaților, forțând în esență compania să plătească pentru inactivitatea unui angajat.