Întâlnirile online sunt întâlniri care au loc folosind Internetul ca mijloc de comunicare în timp real. În loc să se adună participanții la întâlnire într-o singură locație fizică, World Wide Web este folosit pentru a crea un loc de întâlnire virtual care poate fi accesat cu datele de conectare adecvate. În funcție de platforma software utilizată pentru întâlnirea online, participanții pot fi capabili să comunice cu facilitatorul sau președintele în mai multe moduri diferite.
Una dintre cele mai comune și mai ieftine modalități de a organiza întâlniri online este de a profita de capacitatea de a crea o cameră de chat privată cu o suprapunere audio. În această aplicație, fiecare participant își creează un cont cu furnizorul camerei de chat. Președintele creează camera de chat privată și invită participanții să intre în cameră. Odată ce toată lumea este adunată, întâlnirea poate avea loc prin tastarea mesajelor în forumul comun de chat sau folosind funcția audio împreună cu difuzoarele și microfoanele conectate la computerul desktop sau laptop al fiecărui participant. Deși interacțiunea este limitată, de obicei nu există niciun cost asociat cu această opțiune și, dacă comunicarea verbală este suficientă pentru a desfășura întâlnirea în mod corespunzător, utilizarea unei camere de chat va funcționa foarte bine.
Pentru întâlniri online mai solide, utilizarea unui furnizor de conferințe web poate fi o opțiune. Cu o conferință web, există în mod normal capacitatea de a comunica verbal printr-o conexiune de conferință audio care rulează independent de porțiunea vizuală a conferinței. Facilitatorii pot partaja prezentări de diapozitive, foi de calcul și alte documente cu grupul, postându-le în fereastra de vizualizare.
Cu cele mai multe întâlniri online de acest tip, facilitatorul poate plasa ceilalți participanți în ceea ce este cunoscut sub numele de modul Listen Only; adică pot auzi ce spune facilitatorul, dar nu pot răspunde verbal. Majoritatea serviciilor de conferințe web permit participanților să trimită întrebări și comentarii facilitatorului printr-o interfață pe care doar facilitatorul o poate vedea. Această abordare funcționează adesea bine atunci când este nevoie de a face o prezentare oficială. Când facilitatorul este pregătit pentru interacțiune verbală, există în mod normal opțiunea de a face toate conexiunile la conferință complet interactive sau de a permite participanților să fie recunoscuți și să le permită să pună o întrebare sau să răspundă verbal facilitatorului.
Întâlnirile online au mai multe avantaje. În primul rând, este posibil să se organizeze o întâlnire cu un preaviz foarte scurt. Oamenii nu trebuie să aranjeze călătoria la o întâlnire fizică sau să blocheze timpul de călătorie către și de la întâlnire. În al doilea rând, distanța devine nicio problemă. Participanții pot participa la întâlniri online, indiferent de locul în care se află în întreaga lume. În al treilea rând, întâlnirile online duc confortul unui apel de conferință audio la noi culmi, permițând și interacțiunea vizuală. Multe servicii de întâlnire online fac posibilă profitarea de funcții precum colaborarea, președinți multipli și site-uri de întâlnire protejate cu parolă.
Nu există nicio îndoială că întâlnirile online în formate gratuite și contra cost pot economisi companiilor mult timp și cheltuieli. În același timp, organizațiile non-profit și bazate pe credință pot folosi și întâlnirile online în mare avantaj, atât în scopuri interne, cât și pentru a comunica eficient cu susținătorii sau adepții organizației.