Politicile și procedurile sunt instrumente structurale care determină modul în care o companie funcționează și cum își atinge obiectivele. Politicile acționează ca linii directoare determinând ce va face și ce nu va face o companie. Procedurile sunt metodele folosite pentru realizarea faptelor pe care o companie se angajează și le folosește pentru a preveni încălcarea regulilor pe care le-a stabilit. Aceste instrumente sunt, în general, active pentru o companie, dar pot servi drept dezavantaje în unele situații în care este nevoie de flexibilitate imediată.
Pentru a simplifica lucrurile, politicile pot fi considerate ca limitele unei companii. Politicile oferă companiilor un mijloc de a-și confirma identitatea și de a da substanță obiectivelor lor. Indivizii pot folosi aceste linii directoare pentru a dezvolta așteptări realiste de la o organizație.
Procedurile pot fi considerate ca vehiculele folosite pentru a rămâne în limite. Aceste instrumente sunt folosite pentru a solicita și dicta acțiuni și decizii. Organizațiile au în general politici și proceduri cu privire la toate aspectele afacerilor lor. Aceasta poate include angajarea, relațiile cu clienții și contabilitatea. Împreună, politicile și procedurile beneficiază companiile, deoarece oferă un mijloc de uniformizare.
Fără aceste instrumente, ar fi dificil, dacă nu imposibil, să ne asigurăm că toată lumea dintr-o organizație mare se ocupă de aceleași situații în același mod. Această lipsă de asigurare ar putea determina o companie să se confrunte cu o gamă largă de probleme, inclusiv probleme juridice, lipsa încrederii clienților și eșec. Deși structura oferită de aceste instrumente este în general benefică, există cazuri în care politicile și procedurile pot avea efecte negative.
Deoarece aceste instrumente sunt menite să ofere structură, ele elimină adesea flexibilitatea. Uneori pot apărea situații speciale care sunt cel mai bine tratate contrar practicii normale. Este posibil să nu fie suficient timp pentru a parcurge procesul adecvat pentru a obține permisiunea necesară pentru a vă abate de la o politică sau o procedură care împiedică gestionarea optimă a unei situații. De dragul conformității, aceste probleme pot fi tratate prost ca rezultat.
Politicile și procedurile unei companii sunt adesea publicate. Toate acestea pot fi localizate într-un singur document sau pot fi împărțite în diferite documente care sunt utilizate de persoanele cărora le aparțin. De exemplu, acele politici și proceduri care se referă la lucrători pot fi localizate într-un manual al angajaților, în timp ce practicile contabile pot fi enumerate într-un manual de relații cu investitorii. În orice caz, aceste informații tind să fie disponibile pe scară largă membrilor personalului și publicului.
Deși politicile și procedurile sunt alese de fiecare companie și este posibil să nu fie legi în sine, ele pot avea implicații juridice. Dacă o companie încalcă termenii pe care i-a subliniat pentru a-și ghida acțiunile, poate fi dat în judecată pentru încălcarea contractului. Acest lucru se poate întâmpla chiar dacă partea care a intentat procesul nu are antecedente de afiliere la companie. De exemplu, un solicitant poate da în judecată o companie pentru încălcarea politicii sale de angajare.