Alegerea celei mai bune facturi imprimabile depinde atât de tipul de nevoi de factură pe care compania le are, cât și de programele de contabilitate și facturare pe care compania le are. Selecția unei facturi variază în funcție de faptul dacă factura este trimisă consumatorilor, cumpărătorilor industriali sau altor tipuri de clienți. Selecția depinde și de tipul de produs vândut și de politicile companiei în ansamblu.
Există o serie de opțiuni diferite pentru o factură imprimabilă. Programele și software-ul de contabilitate, de la software sofisticat conceput personalizat pentru compania dvs. până la software-ul generic de contabilitate și contabilitate de afaceri, cum ar fi Quicken, toate pot fi utilizate pentru a genera facturile imprimabile pe care o companie le trimite clienților. O factură imprimabilă poate fi, de asemenea, produsă într-un document Word sau Text și un șablon standard salvat și utilizat de toți membrii companiei. O companie își poate proiecta, de asemenea, propriul program software de facturare sau de contabilitate, care este un software proprietar care generează facturi specifice companiei, deși acesta este adesea cel mai costisitor mod de a produce facturi imprimabile.
Cheia pentru alegerea opțiunii potrivite pentru facturile imprimabile pentru o anumită companie este de a determina scopul facturii, destinatarul și informațiile pe care trebuie să le conțină factura. Dacă factura este pentru un client, factura trebuie să fie profesională și să conțină sigle și informații ale companiei. Trebuie incluse detalii despre achiziția efectuată, precum și informații despre metodele de plată acceptabile. Factura poate fi, de asemenea, o oportunitate de a comercializa alte produse sau servicii, iar ofertele speciale sau materialele de marketing pot fi incluse pe factură. Pe de altă parte, dacă factura este o factură internă de la un departament la altul din cadrul companiei, factura trebuie să conțină informații precum coduri interne de achiziție, dar poate fi altfel mai puțin formală decât o factură trimisă clienților.
Factura imprimabilă selectată de o companie trebuie să conțină, de asemenea, câmpurile de formular adecvate, astfel încât să poată fi incluse toate informațiile relevante. De exemplu, dacă un client comandă în mod obișnuit mai multe articole pe o anumită factură, factura ar trebui să fie organizată astfel încât toate acele articole să poată fi listate împreună cu prețurile respective. Dacă nu este obișnuit ca mai multe articole să fie achiziționate, o factură cu multe rânduri de articole poate părea goală și neprofesională și poate să nu fie cea mai bună alegere pentru compania respectivă.