Pentru a alege cel mai bun cadru de flux de lucru, poate fi o idee bună să faceți mai întâi o listă cu nevoile fluxului de lucru. Odată ce ați determinat ce caracteristici ale programului de flux de lucru de care puteți beneficia cel mai mult, poate doriți să vă familiarizați cu diferitele tipuri de software de pe piață. Dacă trebuie să stabiliți un buget, probabil că ar trebui să vă limitați la a răsfoi acele programe care oferă caracteristicile de care aveți nevoie și care sunt vândute la un cost rezonabil. Mulți profesioniști folosesc resursele comerciale și recomandările colegilor pentru a găsi un cadru de flux de lucru care are o bună reputație.
Workflow descrie procesul prin care trece un document, de la introducerea lui într-un sistem până la momentul finalizării sale. În industria asigurărilor, de exemplu, fluxul de lucru ar putea descrie seria de etape prin care trece o cerere. Procesul poate începe în momentul în care un client depune o cerere și se termină atunci când o revendicare este fie respinsă, fie aprobată. Cadrul fluxului de lucru descrie modelul sau fundația care ghidează un proces de flux de lucru.
Pentru a alege cel mai bun cadru de flux de lucru, ar trebui să determinați de care funcții puteți beneficia cel mai mult. Un prim pas bun ar putea fi efectuarea unei analize a sistemului actual de flux de lucru. Determinați unde procesele pot fi îmbunătățite și unde au succes. Mulți manageri aleg să angajeze consultanți care pot oferi feedback valoros. Unii consultanți pot informa managerii despre tendințele actuale și descoperirile tehnologice care le-ar putea influența deciziile.
Software-ul care oferă servicii de flux de lucru variază de la gratuit la costisitor. Pentru a ușura procesul de alegere a unui cadru de flux de lucru, ar putea fi o idee bună să creați un buget. Software-ul gratuit tinde să fie open source și este adesea utilizat de întreprinderile mai mici cu nevoi de bază. Companiile mai mari și companiile cu cerințe complexe de flux de lucru pot beneficia de un software mai costisitor, care poate sprijini mai mulți utilizatori și care poate oferi o serie de servicii avansate.
Unele caracteristici comune ale software-ului cadru de flux de lucru includ servicii de e-mail care simplifică comunicarea și documentele șablon care pot ajuta profesioniștii din anumite industrii să economisească timp. Multe programe înregistrează notații cu privire la cine a primit un document și cine a făcut modificări la acesta. Programele pentru industriile în care comunicarea cu clientul este un factor principal pot include interfețe client ușor de utilizat de către clienți.
Dacă descoperiți că aveți în vedere două programe de flux de lucru care par destul de asemănătoare, poate fi o idee bună să utilizați resurse comerciale, cum ar fi site-uri web și publicații periodice. Articolele și recenziile despre programele cadru de flux de lucru vă pot ajuta să aflați ce tipuri de software sunt cele mai frecvent utilizate. Expozițiile comerciale și recomandările colegilor pot fi, de asemenea, resurse utile.