Managerii, șefii de departamente, antreprenorii independenți sau lucrătorii cu salariu pe oră s-ar putea găsi cu toții în căutarea celui mai bun formular de cheltuieli de călătorie pentru a raporta corect costurile de deplasare pentru afaceri. Formularele de cheltuieli de călătorie oferă formate eficiente pentru multe tipuri diferite de cheltuieli și multe utilizări diferite în afaceri. Alegerea celui mai bun formular pentru cheltuieli de călătorie înseamnă adaptarea aspectelor acelui formular la nevoile dumneavoastră particulare pentru o raportare exactă.
Cei care doresc cel mai bun formular de cheltuieli de călătorie pentru afacerea lor ar trebui să se gândească la utilizările și obiectivele lor pentru contabilitatea cheltuielilor de călătorie: scopul principal al formularului de cheltuieli va fi pentru raportarea internă, pentru rambursarea în cadrul companiei sau pentru raportarea cheltuielilor de călătorie către Intern? Serviciu de venit? Aceste două utilizări ale șabloanelor de formulare pentru cheltuieli de călătorie sunt foarte diferite, iar stabilirea unor obiective specifice va permite navetiștilor ocupați și altora să găsească cele mai bune formulare care îi ajută să raporteze ceea ce este necesar. De asemenea, ajută la existența unor formulare clare și ușor de utilizat, cu coloane specifice pentru fiecare tip de cost diferit.
Un aspect principal al alegerii celei mai bune forme de cheltuieli de călătorie este contabilitatea kilometrajului. Multe companii, precum și serviciul fiscal al guvernului federal, solicită marcajele contorului de parcurs și alte date cheie pentru înregistrarea cu precizie a milelor parcurse într-un vehicul. Cele mai bune formulare de cheltuieli de călătorie oferă aceste informații, împreună cu alte costuri specifice, cum ar fi taxele de drum etc.
Un alt aspect cheie în alegerea celei mai bune forme de cheltuieli de călătorie este potrivirea acelui formular cu diferitele tipuri de transport pe care le folosește în mod obișnuit un lucrător. Multe formulare de cheltuieli sunt realizate doar pentru a urmări utilizarea vehiculelor personale, dar altele includ raportări separate pentru trenuri, autobuze și avioane, precum și pentru alte forme de transport. Formularele ar trebui să aibă, de asemenea, categorii separate pentru cheltuieli legate de călătorie, cum ar fi mâncarea, deoarece se aplică unui anumit acord de rambursare.
Împreună cu toate elementele specifice dintr-un raport de cheltuieli de călătorie, este, de asemenea, important să alegeți formularele de cheltuieli de călătorie în funcție de formatul acestora. Având în vedere atât de multe lucruri care se întâmplă în lumea afacerilor de astăzi prin Internet, ar putea fi foarte logic să selectați formulare într-un format digital care să poată fi trimise cu ușurință la un birou central de contabilitate. Managerul sau o altă persoană responsabilă cu formularele de cheltuieli de călătorie ar trebui să se gândească cât de ușor vor fi să „dezconectați” sau să le includeți într-o „arhitectură orientată spre servicii” sau „SOA” corporativă. Luând în considerare toate cele de mai sus, liderii îi vor ajuta să facă cele mai bune alegeri pentru un formular de cheltuieli de călătorie care funcționează.