Cele mai bune fișe de depozit de afaceri îndeplinesc cerințele de bază ale băncii și servesc în mod adecvat funcțiilor secundare ale acestui important document de afaceri. Bonurile de depozit sunt de obicei comandate prin intermediul băncii și, astfel, vor avea codificarea necesară. Funcțiile secundare includ trasabilitatea, acuratețea și comunicarea tranzacțiilor. Toți acești factori funcționează împreună pentru a documenta o tranzacție, astfel încât să fie posibilă o contabilitate exactă. În plus, riscul de furt intern sau extern trebuie redus la minimum.
Dacă depozitele sunt făcute de mai multe persoane în mai multe locații, trasabilitatea este o preocupare. Cele mai bune fișe de depozit de afaceri vor avea un mijloc de a urmări cine a făcut depunerea, când și unde. Acest lucru poate fi realizat printr-o linie specială pe borderoul care este semnată de deponent. Mai multe fișe de depozit de carbon sunt utile pentru creșterea trasabilității, copiile păstrate de către deponent și supraveghetor și depuse la bancă.
Precizia este un factor important în alegerea celor mai bune bonuri de depozit pentru afaceri, deoarece datele incorecte pot duce la descoperiri de cont și comisioane bancare sau inexactități în conturile clienților. Pentru a crește acuratețea, companiile pot alege să folosească bonuri de depozit generate de computer. Dacă fișele de depozit urmează să fie completate manual, ar trebui să existe spațiu adecvat pentru toate cecurile care urmează să fie listate și liniile pentru fiecare denumire a cambiilor să fie înregistrate separat. Angajaților li se va cere să scrie cu atenție pe toate bonurile de depozit.
Comunicarea tranzacțiilor poate fi evidentă într-o afacere mică, dar mai puțin într-o afacere foarte mare. Contabilii trebuie să știe când depozitele sunt recunoscute de bancă, ce cont trebuie creditat prin depozit și forma depozitului. Operațiunile împrăștiate pot duce la manipularea depozitului de mai multe persoane. Prin urmare, nu numai copiile multiple ale bonurilor de depozit de afaceri pot fi importante, ci și un registru de depozite similar cu un registru de cecuri ar trebui să fie menținut.
O afacere trebuie să facă mai multe determinări pentru a minimiza riscul de furt. Mărimea tranzacției comerciale tipice și suma de numerar față de alte mijloace de plată ar trebui cunoscute. Alte fapte care trebuie colectate sunt dacă afacerea folosește fișe completate manual sau generate de computer, frecvența depunerilor efectuate în timpul orelor bancare în comparație cu utilizarea picăturilor de noapte și dacă depunerile vor fi efectuate de către diverse persoane sau de către aceeași sau doi oameni. Cu cât tranzacția în numerar este mai mare, cu atât utilizarea mai mare a picăturilor de noapte și depunerea repetată de către aceeași persoană cresc șansa de furt de către agenții externi și de către angajați. Pungile de depozitare din plastic de unică folosință cu mai multe fișe de depozit de carbon ajută la descurajarea furtului de depozit de noapte.
Cele mai bune fișe de depozit de afaceri vor include factorii de mai sus, după caz. Dimensiunile pot varia de la foaia de rupere de dimensiunea portofelului la un raport cu mai multe pagini generat de software-ul de contabilitate. În toate cazurile, acestea ar trebui să fie logice, ordonate și ușor de înțeles de către toți utilizatorii. Fișele de depozit de afaceri, deși nu sunt văzute de clienți, ar trebui să transmită și un aspect profesional.