Un sistem de management al bazelor de date (DBMS) este de fapt un program software care permite utilizatorilor să vizualizeze, să editeze, să sorteze și să ruleze rapoarte pentru un anumit set de date. Aceste programe pot fi numite și aplicații, interfețe sau clienți. Utilizările unui sistem de management al bazelor de date sunt specifice funcțiilor pentru care a fost dezvoltat: sistemele pot fi proiectate pentru a satisface o varietate de nevoi ale utilizatorilor. Pentru a utiliza un sistem de gestionare a bazelor de date, utilizatorii trebuie fie să învețe comenzile asociate cu sistemul, fie să se familiarizeze cu instrumentele interfeței grafice cu utilizatorul (GUI) care au fost dezvoltate pentru a îndeplini sarcini precum crearea și modificarea tabelelor și adăugarea, editarea sau ștergerea înregistrărilor.
Dacă sistemul de management al bazei de date pe care îl utilizați este accesat printr-o „linie de comandă” – o comandă tastata care execută un program – va trebui să deveniți priceput cu convențiile a ceea ce este cunoscut sub numele de Standard Query Language (SQL). Acest lucru necesită să tastați anumite comenzi pentru a vă comunica cererile către baza de date în sine. De exemplu, comanda „CREATE TABLE customers” ar crea un tabel numit „clienți” într-o bază de date existentă. O astfel de comandă simplă nu face nicio coloană în tabel și nici nu o populează cu date. Comenzile suplimentare pot adăuga complexitate și profunzime noului tabel.
Alte sisteme de gestionare a bazelor de date pot fi accesate prin portaluri web. Acestea sunt, în general, întreținute de o companie de găzduire web și au o interfață grafică ușor de utilizat, care permite utilizatorilor să vizualizeze și să selecteze posibile comenzi. Pentru a utiliza acest tip de sistem de gestionare a bazelor de date, trebuie să vă familiarizați cu opțiunile de meniu care permit executarea unor sarcini precum adăugarea tabelelor și configurarea coloanelor, precum și adăugarea, editarea și ștergerea datelor din acele tabele. Când lucrați cu acest tip de sistem de gestionare a bazelor de date, nu este nevoie să învățați SQL. Unii experți, totuși, sfătuiesc că învățarea rudimentelor SQL poate ajuta la rezolvarea problemelor și la scrierea interogărilor.
Un al treilea tip de sistem de gestionare a bazelor de date permite instalarea unei GUI pe un computer, făcând posibil ca utilizatorii să ruleze programul de la stațiile lor de lucru. Ca și în sistemele bazate pe web, opțiunile de meniu variază, dar sarcinile necesare pentru gestionarea bazei de date nu necesită cunoștințe de SQL. Sistemele de management din cadrul unei GUI necesită învățarea unor opțiuni specifice de meniu. Deși nu trebuie să scrieți în SQL, o înțelegere generală a funcțiilor bazei de date este critică pentru ca elementele sistemului să poată fi configurate corect.