Cerințele pentru a deveni secretar/recepționist variază, în mare parte din cauza tipului de companie în care se găsește postul. Majoritatea companiilor necesită un nivel minim de educație, cu puțină sau deloc pregătire. Din cauza atribuțiilor asociate cu această poziție, totuși, alte companii ar putea necesita un anumit nivel de educație. Alții s-ar putea aștepta să aveți o diplomă de licență și câțiva ani de experiență în muncă.
De obicei, un secretar/recepționer este responsabil pentru sarcinile de suport administrativ în cadrul unei companii. Atribuțiile de secretariat pot implica responsabilități de suport de birou. Puteți sprijini un manager al unui departament sau puteți oferi asistență generală de birou pentru întreaga companie.
Există mai multe îndatoriri adesea asociate cu îndeplinirea rolului de recepționer. O sarcină principală este răspunsul la telefon și direcționarea apelurilor către departamentul corespunzător. Salutarea clienților și oaspeților în zona de așteptare este o altă îndatorire asociată în mod obișnuit cu a fi recepționer.
Alte sarcini ar putea fi necesare, în funcție de funcțiile care susțin activitățile de birou. În cadrul unor companii, este posibil să fiți nevoit să pregătiți corespondența pentru serviciile de livrare. În plus, este posibil să distribuiți corespondența primită personalului companiei.
Pentru a deveni secretar/recepționist, veți avea nevoie de o serie de cunoștințe, abilități și abilități. Majoritatea companiilor se așteaptă să aveți o înțelegere cuprinzătoare a procedurilor de birou. Deoarece o sarcină principală în această poziție este să răspunzi la telefon, a avea abilități verbale plăcute este, în general, un avantaj suplimentar. O capacitate de a opera echipamente de birou este, de asemenea, de dorit pentru majoritatea companiilor.
Câteva școli tehnice oferă cursuri de administrare a afacerilor și a birourilor pentru a vă ajuta să vă dezvoltați abilitățile necesare pentru a deveni secretar/recepționer. Cursurile tipice pot include instruire în utilizarea aplicațiilor de procesare de text și foi de calcul. Scrierea corespondenței de afaceri și eticheta de birou sunt cursuri suplimentare oferite în majoritatea școlilor.
În plus, unele companii pot prefera să angajeze o persoană cu o diplomă de licență în afaceri. Obținerea unei diplome de afaceri sau conexe de la o instituție academică de patru ani vă poate ajuta să îndepliniți această cerință. Acest tip de diplomă vă poate pregăti și pentru o promovare în cadrul companiei.
Pe lângă pregătirea formală necesară pentru a deveni secretar/recepționist, este posibil să aveți nevoie de timp pentru a învăța procedurile standard de operare ale unei companii. În general, vei primi instruire în proceduri specifice industriei care afectează variația sarcinilor tale după ce ai fost angajat. De exemplu, lucrul pentru o unitate medicală poate implica programarea vizitelor la cabinetul pacientului. Înainte de sosirea pacientului, procedurile de la cabinet ar putea include verificarea asigurării de sănătate și crearea unui dosar medical.