Când majoritatea oamenilor se gândesc la cum să trimită un fax, își imaginează un aparat de fax dedicat, care stă pe biroul lor. Cu computerele moderne, cu toate acestea, puteți trimite unul direct de pe computerul de acasă. Există mai multe moduri în care acest lucru poate fi realizat, fie cu sau fără un modem separat și o linie telefonică. Oricum, indiferent de modul în care este trimis faxul, orice document pe care doriți să-l trimiteți trebuie să ajungă cumva pe computer. Pentru documentele pe care le creați pe computer, acest lucru evident nu este o problemă, dar pentru documentele pe hârtie, veți avea nevoie în continuare de un fel de scaner pentru a introduce documentul în pachetul software de fax.
Dacă utilizați un sistem de operare Windows® sau Mac și aveți un modem care este atașat la o linie telefonică, puteți trimite un fax ca o capacitate nativă a computerului. Multe programe de pe aceste computere, cum ar fi Microsoft Word®, pot trimite documente create în ele ca faxuri. Procedând astfel, nu necesită niciun software special sau chiar pași suplimentari. Tot ce trebuie să faceți pentru a trimite documentul din cadrul programului este să deschideți documentul pe care doriți să-l trimiteți prin fax și să selectați opțiunea Print, ca și cum l-ați trimite la o imprimantă. Puteți schimba apoi selecția imprimantei de la imprimanta normală la opțiunea Fax.
Când faceți clic pe Imprimare, în loc de documentul imprimat pe imprimantă, va apărea o casetă de dialog specială pentru fax. Această casetă de dialog solicită informații precum numărul de fax, o pagină de copertă opțională care trebuie adăugată la fax și când trebuie trimis faxul, dacă doriți să amânați ora de plecare. Odată ce trimiteți faxul, se va lansa un monitor de fax, ținându-vă la curent cu privire la modul în care decurge faxul. Numărul va fi apelat prin modemul dvs., iar dacă numărul nu este ocupat, va fi trimis și primit la celălalt capăt ca și cum ar fi orice alt fax trimis de la un fax normal.
Dacă nu aveți un modem sau o linie telefonică prin care să trimiteți faxul, puteți profita și de o serie de servicii online care vă permit să trimiteți faxuri prin sistemele lor. Aceste programe percep de obicei o taxă lunară pentru o linie dedicată normală. Pentru a trimite un fax, pur și simplu vă conectați la sistemul lor și adăugați ca atașament orice fișier pe care doriți să îl trimiteți prin fax, fie un document direct de pe computer, fie ceva pe care l-ați scanat de pe o copie pe hârtie. Acest document este apoi trimis prin fax la numărul pe care l-ați introdus, împreună cu o pagină de copertă opțională, folosind propriul echipament la unitățile lor.
În plus, atunci când utilizați un sistem online, vi se oferă și un număr de fax dedicat pentru uz propriu. Aceasta înseamnă că puteți primi faxuri 24 de ore pe zi, șapte zile pe săptămână, fără inconvenientul de a fi necesar să aveți propriul aparat de fax și linie telefonică dedicată. Faxurile sunt primite la numărul dvs. la unitatea furnizorului și apoi vi se trimit prin e-mail sub formă de imagini.