Primul pas în redactarea unui raport de analiză a punctelor forte, punctelor slabe, oportunităților și amenințărilor (SWOT) este redactarea unei scurte recapitulări a proiectului în beneficiul persoanelor care ar putea să nu fie familiarizate cu acesta. Apoi, ar trebui să examinați punctele tari și punctele slabe legate de proiect – orice sisteme actuale în vigoare, resursele companiei și orice alți factori interni care ar putea fi utili pentru proiect ar trebui să fie incluse în raportul de analiză SWOT, cu explicații însoțitoare. Studiați orice factori externi care ar putea afecta rezultatul proiectului, cum ar fi climatul economic actual, și enumerați-i sub oportunități și amenințări. Închideți raportul de analiză SWOT cu recomandări despre cum să maximizați punctele forte și oportunitățile, minimizând în același timp punctele slabe și amenințările într-un plan de acțiune concret.
O introducere într-un raport de analiză SWOT ar trebui să ilustreze proiectul și modul în care acesta poate fi benefic pentru obiectivele de afaceri ale companiei. Acest lucru vă va permite să determinați dacă proiectul merită sau nu o sesiune de planificare strategică. Dacă proiectul a fost propus anterior, introducerea ar trebui să fie cât mai succint posibil, evidențiind doar punctele cheie ale proiectului.
Sub punctele forte, identificați orice factori interni care se dovedesc utili pentru proiect. Dacă compania este în prezent lider de piață pentru un anumit bun, de exemplu, examinați cum ar putea fi folosită popularitatea produsului pentru a crește șansele de succes ale proiectului. În același sens, identificați eventualele puncte slabe inerente echipei care ar putea compromite o execuție de succes. Dacă compania este un brand consacrat doar într-o singură regiune, de exemplu, lipsa de expunere în alte zone ar putea fi în detrimentul unui proiect de anvergură mai largă.
Partea de oportunități a unui raport de analiză SWOT ar trebui să detalieze orice factori externi care ar putea propulsa proiectul la niveluri mai înalte de succes. Dacă produsul răspunde unei anumite necesități sezoniere, vânzarea acestuia în acea perioadă a anului ar putea maximiza profitul proiectului. Persoanele care se confruntă cu o creștere bruscă a popularității ar putea fi utilizate ca purtător de cuvânt al produsului. Pe de altă parte, partea de amenințări ar trebui să identifice circumstanțele externe care ar putea împiedica succesul. De exemplu, un produs similar aflat în prezent pe piață ar putea reduce vânzările potențiale ale produsului dvs.
Un raport bun de analiză SWOT se va încheia cu recomandări detaliate de acțiune. Includeți planuri clare despre cum să profitați la maximum de punctele forte ale companiei și despre cum să valorificați orice oportunități prezente. În același timp, creați metode despre cum să transformați eventualele puncte slabe în active în timp ce creați planuri de urgență pentru amenințări.