În termeni de afaceri, un sistem este o colecție de elemente din cadrul afacerii care lucrează împreună pentru a îndeplini o anumită funcție. Elementele unui sistem includ angajați, software, furnizori externi, departamente de afaceri individuale și o multitudine de alte elemente ale afacerii care funcționează în tandem. Un sistem închis este definit ca un sistem care nu are interacțiune cu niciun element din afara sistemului însuși. Pentru majoritatea întreprinderilor, un sistem complet izolat este rareori practic, dar în unele cazuri, un sistem închis are sens în contextul afacerii și al funcției sistemului în cadrul acelei afaceri. În alte cazuri, termenul „sistem închis” este folosit pentru a se referi la un sistem de afaceri care nu este complet închis, dar care are foarte puțină interacțiune cu elementele exterioare.
Există mai multe motive pentru care sistemele închise există în afaceri. De exemplu, dacă un anumit sistem este foarte proprietar, care conține informații sensibile despre companie în sine sau despre angajații săi, acesta poate fi stabilit ca un sistem închis pentru a preveni coruptarea sau furtul respectivelor informații prin interacțiunea cu sistemele externe. Un alt sistem similar ar putea fi configurat pentru a-l proteja de viruși sau intruziuni electronice. Adesea, sistemele sunt configurate pentru a interzice adăugarea de software neautorizat, făcându-le parțial închise pentru a proteja datele sistemului.
Un alt motiv pentru care o afacere ar putea alege să creeze un sistem închis este din motive de analiză pe termen lung. Un departament din cadrul companiei ar putea dori să analizeze date specifice, separând aceste date de orice influență a interacțiunii cu mediul exterior. În acest caz, un astfel de sistem ar fi cea mai bună modalitate de a furniza informații pentru acest tip de analiză. Un sistem parțial închis poate oferi, de asemenea, informații despre modul în care compania răspunde la schimbările de mediu foarte specifice. Acest tip de date poate fi folosit pentru a determina modul în care compania ar trebui să răspundă la aceste schimbări.
În afară de utilizări foarte specifice, o abordare în sistem închis este în general mult mai puțin populară și mult mai puțin utilă unei afaceri decât abordarea în sistem deschis. Un sistem deschis permite unei companii să interacționeze cu alte companii, cu clienții și cu furnizorii. Sistemul ar putea avea prea multe limitări pentru ca o companie mare să își îndeplinească toate funcțiile necesare și este, de asemenea, supus entropiei, deoarece datele din sistem devin irelevante în timp. În general, întreprinderile operează folosind o varietate de sisteme cu diferite grade de abordări deschise și închise, permițând diferitelor sisteme să ofere date țintite și o varietate de funcționalități.