Ένα αρχείο λεπτομερειών είναι ένα αρχείο υπολογιστή που καταγράφει ένα συμβάν ή μια συναλλαγή που έχει συμβεί. Για το λόγο αυτό ονομάζεται και αρχείο συναλλαγής. Τα αρχεία λεπτομερειών αποτελούνται από μια σειρά πεδίων πληροφοριών που αποτελούν μια εγγραφή υπολογιστή. Τα πεδία μπορούν συχνά να χρησιμοποιηθούν για αναζήτηση σε ολόκληρη τη συλλογή των αρχείων λεπτομερειών που δημιουργούνται. Τα αρχεία λεπτομερειών έχουν συνήθως ένα βασικό πεδίο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως κριτήριο αναζήτησης, όπως αριθμός υπαλλήλου, αριθμός λογαριασμού πελάτη, ημερομηνία ή άλλη σημαντική πληροφορία.
Μια συλλογή από αρχεία λεπτομερειών ή εγγραφές συναλλαγών αποθηκεύονται και υποβάλλονται σε επεξεργασία από ένα σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών. Κάθε αρχείο λεπτομερειών αποθηκεύεται για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα στο σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών εάν πληροί ένα σύνολο κριτηρίων διατήρησης. Για παράδειγμα, το σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών μπορεί να προγραμματιστεί ώστε να διατηρεί μόνο ένα αρχείο λεπτομερειών που έχει πλήρη εγγραφή στην οποία όλα τα πεδία περιέχουν έγκυρα δεδομένα.
Κάθε αρχείο λεπτομερειών είναι μια σημαντική πληροφορία που πρέπει να ανακτηθεί και να υποβληθεί σε επεξεργασία από το σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών ως μέρος των κανονικών διαδικασιών λειτουργίας μιας επιχείρησης. Για παράδειγμα, ένα αρχείο λεπτομερειών μπορεί να περιλαμβάνει πληροφορίες για μια συγκεκριμένη οικονομική συναλλαγή. Για να γίνει η πληρωμή, πρέπει να συλληφθεί και να υποβληθεί σε επεξεργασία το αρχείο λεπτομερειών. Το αρχείο θα περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με το ποιος να πληρώσει, πόσο να πληρώσει και γιατί πραγματοποιείται η πληρωμή, καθώς και οποιαδήποτε άλλα πεδία που έχει προγραμματιστεί να καταγράφει το σύστημα υπολογιστή.
Υπάρχουν πολλά χαρακτηριστικά ενός συστήματος επεξεργασίας αρχείων και συναλλαγών λεπτομερειών που είναι σημαντικά για να γίνει το σύστημα αποτελεσματικό. Τα αρχεία λεπτομερειών θα πρέπει να είναι σχεδιασμένα για γρήγορη επεξεργασία, ώστε να μπορούν να μεταδοθούν, να υποβληθούν σε επεξεργασία και να αποθηκευτούν όσο το δυνατόν γρηγορότερα. Το σύστημα που μεταδίδει τα αρχεία λεπτομερειών θα πρέπει να είναι αξιόπιστο έτσι ώστε να μην χάνονται ή να οδηγούνται λανθασμένα αρχεία λεπτομερειών. Τα αρχεία λεπτομερειών πρέπει να είναι τυποποιημένα για να είναι αποτελεσματικά. Έχοντας τον ίδιο σχεδιασμό για κάθε αρχείο λεπτομερειών σημαίνει ότι το σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών μπορεί να επεξεργαστεί το αρχείο γρήγορα. Τέλος, τα αρχεία λεπτομερειών πρέπει να είναι προσβάσιμα μόνο υπό ορισμένες συνθήκες, έτσι ώστε να διατηρείται η ακεραιότητα των πληροφοριών.
Τα αρχεία λεπτομερειών μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία με διαφορετικούς τρόπους. Μπορούν να υποβληθούν σε επεξεργασία σε μια παρτίδα σε συγκεκριμένες προκαθορισμένες ώρες κάθε μέρα, εβδομάδα ή μήνα. Αντίθετα, ενδέχεται να υποβληθούν σε επεξεργασία άμεσα ή σε «πραγματικό χρόνο», όπως κατά τη διάρκεια διαδικτυακών συναλλαγών. Ο τρόπος επεξεργασίας των αρχείων εξαρτάται από τις ανάγκες της επιχείρησης και τις απαιτήσεις και προσδοκίες του πελάτη.