Στον ιατρικό τομέα, η «εγγραφή ασθενούς» μπορεί να αναφέρεται σε δύο διαφορετικά θέματα. Το ένα περιλαμβάνει τη συλλογή δεδομένων σχετικά με νέους ασθενείς για να ξεκινήσει η δημιουργία αρχείου ασθενών. Το άλλο περιλαμβάνει τη συλλογή πληροφοριών για χρήση σε χειρουργικές επεμβάσεις με τη βοήθεια υπολογιστή, όπου οι πολύ λεπτομερείς και ακριβείς ιατρικές απεικονιστικές μελέτες είναι αναγκαστικά για να καθοδηγήσουν τον υπολογιστή με ακρίβεια και ασφάλεια στη χειρουργική επέμβαση. Η επιδιωκόμενη έννοια είναι συνήθως ξεκάθαρη από τα συμφραζόμενα.
Η εγγραφή ασθενών κατά την είσοδο σε νέο νοσοκομείο, κλινική ή κέντρο θεραπείας είναι ρουτίνα. Οι ασθενείς θα πρέπει να συμπληρώσουν μια φόρμα εισαγωγής με βασικές πληροφορίες για αυτούς και το ιατρικό τους ιστορικό. Επιπλέον, θα πρέπει να δώσουν στοιχεία επικοινωνίας. Το νοσοκομείο χρειάζεται επίσης εγγυήσεις πληρωμής, συμπεριλαμβανομένου του ορισμού του υπεύθυνου για την πληρωμή, και πληροφορίες σχετικά με την ασφάλιση, εάν ο ασθενής φέρει ασφάλεια για την κάλυψη των εξόδων υγειονομικής περίθαλψης.
Κατά τη διαδικασία εγγραφής ασθενών, οι ασθενείς θα χρειαστούν πρόσβαση στις κάρτες ασφάλισής τους για την καταγραφή των δεδομένων. Το έντυπο πρέπει να είναι λεπτομερές και πλήρες και οι ασθενείς θα πρέπει να φροντίζουν να το ενημερώνουν όταν αλλάζει κάτι, όπως η διεύθυνσή τους ή σημαντικές πτυχές του ιατρικού τους ιστορικού. Η φόρμα θα ρωτήσει για τυχόν χρόνιες ασθένειες, όπως ο διαβήτης, μαζί με το ιστορικό τεκνοποίησης του ασθενούς και άλλα σημαντικά ιατρικά συμβάντα, εάν υπάρχουν. Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, ένας ασθενής μπορεί να υποβληθεί σε θεραπεία χωρίς εγγραφή, αλλά ένας φίλος ή μέλος της οικογένειας πρέπει να συμπληρώσει τις φόρμες και ο ασθενής πρέπει να επαληθεύσει τις πληροφορίες αργότερα. Όταν ένας ασθενής δεν έχει βοηθούς και η ταυτότητά του δεν είναι γνωστή, το νοσοκομείο μπορεί να δημιουργήσει μια προσωρινή εγγραφή.
Στη χειρουργική επέμβαση, η εγγραφή του ασθενούς περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός συνόλου εικόνων αναφοράς με ιατρικό εξοπλισμό απεικόνισης και την καταγραφή των εικόνων σε ψηφιακή μορφή για χαρτογράφηση από τον υπολογιστή. Ο υπολογιστής μπορεί να κάνει πράγματα όπως να εντοπίσει με ακρίβεια τη θέση ενός όγκου. Αυτό θα παρέχει πολύ χρήσιμη ανατροφοδότηση στη χειρουργική επέμβαση. Στη νευροχειρουργική, για παράδειγμα, ο άρρωστος ιστός μπορεί να μοιάζει με υγιή ιστό και μια συσκευή χειρός μπορεί να ειδοποιήσει τον χειρουργό όταν βρίσκεται κοντά στο σημείο ενός όγκου, ώστε να μπορεί να τον αφαιρέσει.
Αυτή η φόρμα εγγραφής ασθενών παρέχει λεπτομερή αναφορά για το σώμα του ασθενούς. Οι πληροφορίες μπαίνουν στο διάγραμμα του ασθενούς και μπορούν να είναι χρήσιμες στο μέλλον για άλλες επεμβάσεις καθώς και για ραντεβού παρακολούθησης, όπου ο χειρουργός μπορεί να θέλει να ελέγξει εάν μια ανάπτυξη ανταποκρίθηκε στη θεραπεία. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να εκτελείται μέσω ενός αποκλειστικού αλγόριθμου μοναδικό για ένα συγκεκριμένο σύστημα υπολογιστή, αλλά τα ακατέργαστα δεδομένα εξακολουθούν να είναι διαθέσιμα σε περίπτωση που χρειαστεί.