Όταν ένας εργαζόμενος εγκαταλείπει μια εταιρεία, μια φόρμα συνέντευξης εξόδου μπορεί να βοηθήσει την εταιρεία να διαπιστώσει τους λόγους αποχώρησης και εάν αυτοί οι λόγοι μπορεί να επηρεάσουν ή όχι τους τρέχοντες ή πιθανούς εργαζόμενους στο μέλλον. Η φόρμα συνέντευξης εξόδου είναι είτε ένα ερωτηματολόγιο που συμπληρώνεται από τον εργαζόμενο που φεύγει, είτε μια λίστα ερωτήσεων συνέντευξης που πρέπει να υποβληθούν στον εργαζόμενο από τον συνεντευκτικό. Σε κάθε περίπτωση, η φόρμα συνέντευξης εξόδου είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για τους εργοδότες.
Ο σκοπός μιας φόρμας συνέντευξης εξόδου είναι να εξακριβώσει όλους τους παράγοντες που οδήγησαν στην απόφαση ενός υπαλλήλου να αποχωρήσει από την εταιρεία. Αυτό περιλαμβάνει λόγους για εναλλακτική αναζήτηση εργασίας, τη διαθεσιμότητα κατάρτισης ή προόδου, το πόσο καλά τα πήγε ο εργαζόμενος με τους επόπτες και τους συναδέλφους, αν ο εργαζόμενος θεωρούσε ότι η αποζημίωση ήταν επαρκής και το επίπεδο απόλαυσης της εργασίας, μεταξύ άλλων. Με έναν πολύτιμο υπάλληλο, μια φόρμα συνέντευξης εξόδου μπορεί ενδεχομένως να καθορίσει εάν υπάρχουν συνθήκες υπό τις οποίες ο εργαζόμενος μπορεί να αλλάξει γνώμη. Επιπλέον, η εταιρεία πρέπει να προσπαθήσει να μάθει εάν υπάρχουν περιστάσεις που επηρεάζουν άλλους τρέχοντες υπαλλήλους προκειμένου να μετριάσει τον κύκλο εργασιών των εργαζομένων.
Η συμμετοχή σε μια συνέντευξη εξόδου θα πρέπει να είναι εθελοντική, με έναν εργαζόμενο να δίνει ένα εναλλακτικό ερωτηματολόγιο για να συμπληρώσει εάν δεν αισθάνεται άνετα με τη διαδικασία της συνέντευξης. Συχνά ένας εργαζόμενος θα είναι πιο προσεκτικός με πληροφορίες εάν δεν είναι πρόσωπο με πρόσωπο με έναν εκπρόσωπο της εταιρείας. Επίσης, το τρέχον αφεντικό του υπαλλήλου δεν πρέπει να είναι το άτομο που εκτελεί συνέντευξη εξόδου. Εάν ένα αντικειμενικό τρίτο μέρος διεξάγει τη συνέντευξη, ο εργαζόμενος μπορεί να αισθάνεται πιο άνετα να αποκαλύψει πληροφορίες σχετικά με τις τρέχουσες συνθήκες εργασίας του. Στην πραγματικότητα, ο τρέχων προϊστάμενος του υπαλλήλου μπορεί να είναι ο λόγος για την απόφαση και ο εργαζόμενος πρέπει να αισθάνεται άνετα να το λέει σε κάποιον άλλο.
Οι ερωτήσεις σε μια φόρμα συνέντευξης εξόδου είναι συνήθως πολύ απλές και απλές και η συνέντευξη εξόδου θα πρέπει να είναι γρήγορη και εύκολη για τον αποχωρούντα υπάλληλο. Συχνά ο εργοδότης θέλει να αφήσει μια καλή εντύπωση στον εργαζόμενο και να δείξει ότι νοιάζεται για τους λόγους αποχώρησης. Όταν μια μεγάλη εταιρεία αφιερώνει χρόνο για να πάρει συνέντευξη από έναν αποχωρούντα υπάλληλο, αυτό μπορεί να κάνει τον εργαζόμενο να αισθανθεί ότι ήταν μεγάλος συνεισφέρων στην εταιρεία συνολικά.
Η ανάλυση μιας φόρμας συνέντευξης εξόδου μπορεί να είναι τόσο απλή όσο η συζήτηση μεταξύ των διευθυντών ή θα μπορούσε να είναι μια πιο επιστημονική διαδικασία ανάλυσης των δεδομένων. Σε μεγάλες, πολύπλοκες εταιρείες, ενδέχεται να υπάρχουν ολόκληρες θέσεις εργασίας αφιερωμένες στην ανάλυση αυτών των πληροφοριών. Εάν οι εργοδότες είναι εξειδικευμένοι στις συνεντεύξεις εξόδου, ενδέχεται να βρουν ένα θησαυρό πληροφοριών μέσα στα δεδομένα που θα τους βοηθήσουν να διαχειριστούν καλύτερα τους τρέχοντες υπαλλήλους τους.