Η καλύτερη και τελική προσφορά είναι ένας όρος που χρησιμοποιείται για να περιγράψει μια προσφορά που παρατείνεται χωρίς τη δυνατότητα περαιτέρω διαπραγμάτευσης. Μερικές φορές γνωστό ως BAFO, αυτός ο τύπος προσφοράς έρχεται συνήθως αφού ένας αγοραστής και ο πωλητής έχουν εμπλακεί σε μια διαδικασία υποβολής προτάσεων και αντιπροτάσεων σχετικά με κάποιο είδος συναλλαγής. Μόλις παρουσιαστεί η προσφορά, ο αποδέκτης της προσφοράς έχει τη δυνατότητα να την αποδεχθεί ή να την απορρίψει, ουσιαστικά τερματίζοντας τις διαπραγματεύσεις με μια ολοκληρωμένη συναλλαγή ή με εγκατάλειψη κάθε περαιτέρω προσπάθειας επιχειρηματικής δραστηριότητας.
Μια προσέγγιση για να κατανοήσετε την καλύτερη και τελική προσφορά είναι να εξετάσετε το ενδεχόμενο αγοράς ενός ακινήτου. Συνήθως, ο πωλητής ξεκινά μια διαπραγμάτευση έχοντας κατά νου μια συγκεκριμένη τιμή πώλησης. Οι ενδιαφερόμενοι αγοραστές μπορούν να επιλέξουν να υποβάλουν προσφορές για αγορά που είναι χαμηλότερες από την αρχική τιμή. Ο πωλητής μπορεί να μην θεωρήσει καμία από τις προσφορές ως επαρκή, αλλά είναι ανοιχτός να συζητήσει μια διαφορετική τιμή και θα αντικρούσει τις προσφορές με τιμή πώλησης που είναι υψηλότερη από τις προσφορές αλλά χαμηλότερη από την αρχική ζητούμενη τιμή. Μετά από κάποια συνεχιζόμενη διαπραγμάτευση, ο πωλητής ή ένας από τους πιθανούς αγοραστές θα παρουσιάσει μια τιμή που είναι η καλύτερη και τελική προσφορά, υποδεικνύοντας ότι δεν θα γίνουν δεκτές πρόσθετες μετρητές. Σε εκείνο το σημείο, τα δύο μέρη είτε συμφωνούν να δεχτούν το BAFO και να κανονίσουν την πώληση, είτε οι συζητήσεις για την αγορά του ακινήτου εγκαταλείπονται.
Όσον αφορά την εξασφάλιση επιχειρηματικών υπηρεσιών, η καλύτερη και τελική διαδικασία προσφοράς συχνά επικεντρώνεται στην απόκτηση του χαμηλότερου δυνατού κόστους από διαφορετικούς προμηθευτές που προσφέρουν την ίδια γκάμα και την ίδια ποιότητα υπηρεσιών. Σε αυτό το σενάριο, μια εταιρεία μπορεί να επιχειρήσει να εξασφαλίσει τιμολόγηση ανώτερη από την τυπική τιμολόγηση που επεκτείνεται από τον πωλητή, με βάση παράγοντες όπως ο όγκος των αγορών. Εδώ, ο πελάτης μπορεί να προτείνει μια εναλλακτική τιμή για τις υπηρεσίες στον πωλητή, ο οποίος με τη σειρά του εξετάζει την τιμολόγηση και επιλέγει να υποβάλει αναθεωρημένη τιμολόγηση που είναι υψηλότερη από την προτεινόμενη από τον πελάτη αλλά εξακολουθεί να είναι χαμηλότερη από την τυπική τιμολόγηση που παρουσιάστηκε αρχικά. Όπως και με τη συμφωνία ακίνητης περιουσίας, ένα από τα δύο μέρη κάποια στιγμή θα παρουσιάσει μια καλύτερη και τελική προσφορά που είτε θα επιτρέπει στον πωλητή και τον πελάτη να κλειδώσουν την τιμολόγηση είτε θα τερματίσει τις διαπραγματεύσεις μεταξύ των δύο μερών.
Αν και η επέκταση μιας καλύτερης και τελικής προσφοράς μπορεί να είναι προφορική ή να περιέχεται στο κύριο μέρος ενός email ή κάποιας άλλης μορφής επικοινωνίας, δεν είναι ασυνήθιστο να συντάσσεται μια επίσημη επιστολή καλύτερης και τελικής προσφοράς. Στο σώμα της επιστολής παρουσιάζονται αναλυτικά οι όροι της τελικής προσφοράς προς εξέταση του παραλήπτη της επιστολής. Σε περίπτωση που οι όροι γίνουν αποδεκτοί, ο παραλήπτης θα απαντήσει κανονικά με μια επίσημη επιστολή αποδοχής που περιείχε επίσης τους όρους της τελικής προσφοράς, μαζί με ρητά που επιβεβαιώνουν ότι οι όροι είναι αποδεκτοί και ότι σύντομα θα παρουσιαστεί μια συμβατική συμφωνία που περιλαμβάνει αυτούς τους όρους.