Το λογισμικό δημιουργίας πινακίδων χρησιμοποιείται συχνότερα σε μια επαγγελματική επιχείρηση κατασκευής πινακίδων. Το λογισμικό λειτουργεί σε συνδυασμό με έναν κόφτη επιγραφών βινυλίου, που ονομάζεται επίσης και plotter. Ορισμένοι τεχνίτες μπορεί να χρησιμοποιούν κόφτη βινυλίου και λογισμικό δημιουργίας πινακίδων για να φτιάξουν πινακίδες για προσωπική χρήση ή για άλλους λόγους, όπως για να φτιάξουν χαλκομανίες αυτοκινήτου ή να δημιουργήσουν προσαρμοσμένα διακοσμητικά λευκωμάτων. Το λογισμικό δημιουργεί συντεταγμένες σε λέξεις και γραφικά και στέλνει αυτές τις συντεταγμένες στον κόφτη.
Αν και η διαδικασία ακολουθεί συνήθως παρόμοια βήματα, οι δυνατότητες των προγραμμάτων λογισμικού δημιουργίας σημάτων ποικίλλουν σε μεγάλο βαθμό. Ορισμένα προγράμματα θα οδηγήσουν τον χρήστη από το σχεδιασμό μέχρι το τέλος. Άλλοι απαιτούν από τον χρήστη να σχεδιάσει τα γραφικά σε άλλο πρόγραμμα και να εισάγει αυτά τα γραφικά στο λογισμικό δημιουργίας πινακίδων για επεξεργασία. Οι εταιρείες που παράγουν λογισμικό δημιουργίας πινακίδων μπορεί ακόμη και να προσφέρουν πολλές εκδόσεις των προγραμμάτων τους, με κάθε υψηλότερο επίπεδο να μπορεί να χειριστεί λίγο περισσότερο από τη συνολική διαδικασία.
Τα περισσότερα προγράμματα, όποιες κι αν είναι οι δυνατότητές τους, χρησιμοποιούν τις λέξεις ή τα γραφικά που παρέχει ο χρήστης για να δημιουργήσουν συντεταγμένες που αποστέλλονται στον κόφτη επιγραφών βινυλίου. Ο κόφτης χρησιμοποιεί τις πληροφορίες από το λογισμικό δημιουργίας πινακίδων για να κόψει κατάλληλα φύλλα βινυλίου. Η διατύπωση και τα σχήματα βινυλίου μπορούν στη συνέχεια να εφαρμοστούν σε πινακίδες και πανό.
Οι κόφτες βινυλίου διατίθενται σε διάφορα μεγέθη, αλλά τα 24 ίντσες (περίπου 61 εκατοστά) είναι ένα συνήθως προτιμώμενο μέγεθος. Όσο μεγαλύτεροι γίνονται οι κόφτες, τόσο πιο ακριβοί γίνονται. Ενώ οι επιχειρήσεις δημιουργίας σημάτων μπορεί να χρειάζονται μεγαλύτερους κόφτες για να ικανοποιήσουν τις απαιτήσεις των πελατών τους, οι οικιακοί χρήστες γενικά θα επιτύχουν τους στόχους τους με μικρότερα μηχανήματα.
Το λογισμικό δημιουργίας σημάτων είναι γενικά το πιο χρήσιμο στις επιχειρήσεις δημιουργίας σημάτων επειδή το λογισμικό είναι προσαρμοσμένο σε αυτήν την αγορά. Ο συνοδευτικός εξοπλισμός, όπως ο κόφτης, μπορεί να πωληθεί για μια τσουχτερή τιμή. Επιπλέον, το λογισμικό πωλείται συχνά για εκατοντάδες δολάρια ΗΠΑ, επομένως η περιστασιακή χρήση στο σπίτι μπορεί να μην δικαιολογεί την τιμή του εξοπλισμού.
Ο όρος λογισμικό δημιουργίας σημάτων μπορεί επίσης να αναφέρεται σε εντελώς διαφορετικό τύπο προγράμματος. μερικές φορές τα προγράμματα δημοσίευσης επιτραπέζιων υπολογιστών κυκλοφορούν ως λογισμικό δημιουργίας σημείων. Ανεξάρτητα από το πώς διατίθενται στην αγορά, αυτά τα λιγότερο εξειδικευμένα προγράμματα είναι βασικά εικαστικοί σχεδιαστές. Μπορούν να δημιουργήσουν μικρότερες πινακίδες, φυλλάδια, φυλλάδια και έγγραφα παρουσίασης. Αυτός ο τύπος λογισμικού μπορεί να είναι πιο φιλικός προς το χρήστη σε άτομα με περιορισμένες δεξιότητες σχεδιασμού. Ορισμένα διαθέτουν πρότυπα, γραφικά έτοιμα προς χρήση και άλλα χαρακτηριστικά που υποτίθεται ότι μειώνουν τον χρόνο σχεδιασμού και την απογοήτευση.
Η επιλογή λογισμικού μπορεί να είναι δύσκολη. Πολλές εκδόσεις είναι διαθέσιμες. Η ανάγνωση κριτικών μπορεί να διευκρινίσει ζητήματα και ορισμένοι παραγωγοί προσφέρουν δωρεάν δοκιμαστικές περιόδους για το λογισμικό δημιουργίας σημάτων. Στο τέλος της δοκιμαστικής περιόδου, εάν ο χρήστης δεν θέλει να χάσει την πρόσβαση στο πρόγραμμα, πρέπει να αγοράσει άδεια χρήσης του.