Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν την τηλεδιάσκεψη ως μέσο επικοινωνίας. Αυτός ο τύπος τεχνικής επικοινωνίας έχει το πρόσθετο πλεονέκτημα ότι μπορεί κανείς να δει τα μέρη που λαμβάνουν χώρα στη διάσκεψη, κάτι που δεν μοιάζει με τις τεχνικές επικοινωνίας μόνο με ήχο. Υπάρχουν πολλά διαφορετικά κομμάτια εξοπλισμού που χρειάζονται ανάλογα με τον τύπο της βιντεοδιάσκεψης που πραγματοποιείται. Γενικά, όμως, το μόνο που χρειάζεται είναι μια κάμερα web, ένα μικρόφωνο και ένας υπολογιστής.
Ενώ ορισμένα συστήματα υπολογιστών είναι ενεργοποιημένη η τηλεδιάσκεψη μόλις βγουν από το κουτί, άλλα απαιτούν πρόσθετο εξοπλισμό προκειμένου να ρυθμιστεί η κατάλληλη πλατφόρμα. Οι πιο συνηθισμένες απαιτήσεις είναι μικρόφωνο, ηχεία και κάμερα web. Μερικοί άνθρωποι επιλέγουν να αγοράσουν λογισμικό τηλεδιάσκεψης για εγκατάσταση στον υπολογιστή τους, αλλά αυτό το λογισμικό δεν είναι απαραίτητο. Υπάρχουν διάφοροι τύποι προγραμμάτων τηλεδιάσκεψης που βασίζονται στο Διαδίκτυο διαθέσιμα, τα οποία μπορούν να ληφθούν και να χρησιμοποιηθούν δωρεάν. Μερικοί άνθρωποι μπορεί να επιλέξουν να αγοράσουν λογισμικό συνδιάσκεψης, ωστόσο, όταν χρειάζονται ειδικές δυνατότητες.
Οι κάμερες web είναι διαθέσιμες σε ένα ευρύ φάσμα τιμών και επιλογών, ωστόσο, πολλές φορές, ο υπολογιστής που χρησιμοποιείται για τη διεξαγωγή της βιντεοδιάσκεψης θα έχει μία ενσωματωμένη. Όταν μια μικρή ομάδα δύο έως οκτώ ατόμων συμμετέχει σε μια βιντεοδιάσκεψη, συνήθως χρειάζεται μόνο μία κάμερα web. Υπάρχουν φορές, ωστόσο, που κάθε άτομο που συμμετέχει σε μια βιντεοδιάσκεψη προτιμά να έχει τη δική του κάμερα web. Όταν συμβεί αυτό, το λογισμικό τηλεδιάσκεψης που χρησιμοποιείται για τη διευκόλυνση της σύσκεψης, είτε πρόκειται για προσωπική αγορά είτε μέσω web, πρέπει να υποστηρίζει περισσότερες από μία κάμερες.
Ένα καλό μικρόφωνο είναι απαραίτητο μέρος της βιντεοδιάσκεψης. Προκειμένου οι συμμετέχοντες να επικοινωνούν πιο αποτελεσματικά μεταξύ τους, ο καθένας μπορεί να θέλει να έχει το δικό του μικρόφωνο, καθώς ένα μικρόφωνο μπορεί να μην έχει την εμβέλεια να λαμβάνει φωνές σε όλο το δωμάτιο. Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι μικροφώνων που διατίθενται στην αγορά που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη διευκόλυνση μιας βιντεοδιάσκεψης. Αυτά τα μικρόφωνα κυμαίνονται από ακουστικά έως μικρόφωνα χειρός, από πανκατευθυντικά έως πολλαπλά κατευθυντικά και πολλά άλλα.
Εκτός από μια οθόνη υπολογιστή, μερικοί άνθρωποι επιλέγουν να χρησιμοποιούν συμπληρωματικές οθόνες κατά τη διάρκεια μιας βιντεοδιάσκεψης. Αυτό συμβαίνει ιδιαίτερα όταν η βιντεοδιάσκεψη που λαμβάνει χώρα περιλαμβάνει μεγάλο αριθμό ατόμων. Όταν περισσότερα από 20 άτομα συμμετέχουν σε μια βιντεοδιάσκεψη, μια οθόνη προβολής είναι συνήθως ο καλύτερος τύπος οθόνης για χρήση, καθώς αυτό επιτρέπει σε όλους τους συμμετέχοντες να δουν καθαρά τι συμβαίνει. Θα πρέπει επίσης να ρυθμιστούν πολλά ηχεία όταν ένας μεγάλος αριθμός ατόμων συμμετέχει σε μια βιντεοδιάσκεψη, έτσι ώστε ο ήχος να ακούγεται καθαρά σε όλη την τοποθεσία.