Ένας βοηθός διαχειριστή έργου αναφέρεται γενικά και βοηθά τον διαχειριστή έργου ή τον διευθυντή μιας εταιρείας ή οργανισμού. Οι ειδικοί δασμοί τυπικά ποικίλλουν σημαντικά ανάλογα με τη βιομηχανία. Οι απαιτήσεις για τη θέση περιλαμβάνουν γενικά ισχυρές δεξιότητες επικοινωνίας, οργανωτική ικανότητα και δεξιότητες υπολογιστών. Η προσοχή στη λεπτομέρεια, η ανάλυση δεδομένων, η προετοιμασία αναφοράς και οι δεξιότητες τηλεφώνου είναι άλλες απαιτήσεις εργασίας. Οι εκπαιδευτικές απαιτήσεις για αυτήν τη θέση καθορίζονται από τον συγκεκριμένο εργοδότη και κυμαίνονται από απολυτήριο λυκείου έως μεταπτυχιακό.
Ο ρόλος του βοηθού διαχειριστή έργου είναι να υποστηρίξει τον διαχειριστή έργου ή τον διευθυντή έργου. Ενώ ένας διαχειριστής έργου μπορεί να ασχολείται και να λαμβάνει αποφάσεις για τα μεγαλύτερα ζητήματα που σχετίζονται με το έργο, ο βοηθός ασχολείται γενικά με τις λεπτομέρειες του έργου. Σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον, για παράδειγμα, ο βοηθός διευθυντή μπορεί να πραγματοποιεί τηλεφωνικές κλήσεις σε πελάτες, να λαμβάνει πρακτικά σε συναντήσεις και να αναλύει τα δεδομένα του έργου. Δεδομένης της στενής εξοικείωσης με τα έργα της εταιρείας, ο βοηθός μπορεί επίσης να συμπληρώσει τον διαχειριστή του έργου όταν είναι άρρωστος ή σε διακοπές.
Τα ειδικά καθήκοντα ενός βοηθού διευθυντή έργου συχνά διαφέρουν πολύ ανάλογα με τη βιομηχανία και το εργασιακό περιβάλλον. Σε περιπτώσεις που ο διαχειριστής του έργου επιβλέπει μια διαδικασία, ο ρόλος του βοηθού μπορεί να περιορίζεται στα υλικοτεχνικά καθήκοντα και/ή να εργάζεται αυστηρά με πληροφορίες. Όταν ένας διαχειριστής έργου είναι υπεύθυνος για ομάδες εργαζομένων, ο βοηθός μπορεί να συμμετέχει στο συντονισμό, τον προγραμματισμό και την εποπτεία των μελών της ομάδας, όπως απαιτείται. Σε πολλές περιπτώσεις, οι βοηθοί συμμετέχουν τόσο σε εργασίες που σχετίζονται με διαδικασίες όσο και σε άτομα.
Τα απαιτούμενα προσόντα για βοηθούς διαχειριστές έργων διαφέρουν μεταξύ βιομηχανιών, επιχειρήσεων και συγκεκριμένων θέσεων εργασίας. Οι βοηθοί έχουν γενικά σταθερές οργανωτικές ικανότητες και ικανότητα πολλαπλών εργασιών. Χρειάζονται ισχυρές δεξιότητες επικοινωνίας για αποτελεσματική επικοινωνία με τον διαχειριστή του έργου, με τα μέλη της ομάδας του έργου, καθώς και με τους πελάτες. Οι περισσότερες θέσεις εργασίας σε αυτόν τον τομέα απαιτούν δεξιότητες πληκτρολόγησης και επάρκεια σε μια ποικιλία εφαρμογών υπολογιστών που σχετίζονται με τη βιομηχανία. Οι εκπαιδευτικές απαιτήσεις για αυτήν τη θέση διαφέρουν πολύ και ορισμένες θέσεις απαιτούν μόνο απολυτήριο λυκείου, ενώ άλλες απαιτούν πτυχία σε συγκεκριμένους τομείς.
Ένας βοηθός διαχειριστή έργου μπορεί να εργαστεί σε ένα γραφείο, στον τομέα, στο σπίτι του ή σε συνδυασμό αυτών των τοποθεσιών. Εάν εργάζεστε σε μια μεγάλη εταιρεία ως τηλεπικοινωνιακός, ένας βοηθός μπορεί να εκτελέσει όλα τα καθήκοντα από το σπίτι χρησιμοποιώντας το τηλέφωνο, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τα εργαλεία διάσκεψης ιστού. Ορισμένοι βοηθοί διαχειριστές έργων ταξιδεύουν πολύ μέσω αεροπλάνου, αυτοκινήτου ή δημόσιων συγκοινωνιών. Άλλοι εργάζονται με πλήρη απασχόληση στο γραφείο της εταιρείας ή του οργανισμού.