Όταν αποστέλλετε βαρύ εξοπλισμό, ο προσεκτικός σχεδιασμός μπορεί να είναι απαραίτητος για την προστασία του εξοπλισμού και την τήρηση των κανονιστικών απαιτήσεων. Ο βαρύς εξοπλισμός απαιτεί συνήθως ειδικές οδικές άδειες εάν οι διαστάσεις ή τα βάρη υπερβαίνουν συγκεκριμένα όρια που ορίζονται από κρατικούς φορείς. Ο ιδιοκτήτης του εξοπλισμού μπορεί επίσης να χρειαστεί συμπληρωματική ασφάλιση για την παροχή κάλυψης σε περίπτωση ζημιάς ή απώλειας του εξοπλισμού.
Ο βαρύς εξοπλισμός μπορεί να έχει τροχούς για μεταφορά, όπως βαρέα φορτηγά ή μηχανοκίνητους γερανούς. Αυτά τα μηχανήματα μπορούν μερικές φορές να οδηγηθούν πάνω και έξω από φορτηγό μεταφοράς, πλοίο ή τρένο για παράδοση σε άλλη τοποθεσία. Αυτό ονομάζεται λειτουργίες roll-on, roll-off (RORO) και μπορεί να μειώσει το κόστος αποστολής επειδή ο εξοπλισμός μπορεί να μην απαιτεί ειδικό κοντέινερ. Τα πλοία RORO πρέπει να παραδίδουν σε λιμάνια που διαθέτουν αποβάθρες κατάλληλες για απομάκρυνση, γεγονός που μπορεί να περιορίσει τη χρησιμότητα ως επιλογή αποστολής.
Ορισμένος εξοπλισμός μπορεί να είναι βαρύς, αλλά μπορεί να χωρέσει μέσα σε ορθογώνια εμπορευματοκιβώτια μεταφοράς, επιτρέποντάς τους να φορτωθούν σε πλοία μεταφοράς εμπορευματοκιβωτίων ή φορτηγά. Η αποστολή βαρέως εξοπλισμού με εμπορευματοκιβώτιο απαιτεί προσεκτική κατανόηση του βάρους του εξοπλισμού, των διαστάσεων και της ύπαρξης εξοπλισμού για φόρτωση και εκφόρτωση από το εμπορευματοκιβώτιο. Αυτός ο τύπος αποστολής μπορεί να είναι χρήσιμος για βαριές αντλίες, συμπιεστές ή εξαρτήματα μηχανών που μπορεί να καταστραφούν από ανοιχτή αποστολή.
Οι ιδιοκτήτες εξοπλισμού θα πρέπει να επικοινωνήσουν με μια αδειοδοτημένη ναυτιλιακή εταιρεία προτού αποστείλουν βαρύ εξοπλισμό. Μέρος του ταξιδιού μπορεί να περιλαμβάνει μεταφορά σε δημόσιους δρόμους και ο βαρύς ή μεγάλος εξοπλισμός συνήθως απαιτεί οδικές άδειες. Ενδέχεται να απαιτείται προσεκτικός σχεδιασμός της διαδρομής για μεγάλες μεταφορές λόγω κενού γέφυρας ή γραμμής κοινής ωφέλειας, που μπορεί να καθοριστεί από τη ναυτιλιακή εταιρεία.
Ο ιδιοκτήτης θα πρέπει να καθορίσει ποια προετοιμασία πριν από το ταξίδι μπορεί να χρειαστεί για τον εξοπλισμό πριν από την ημερομηνία αποστολής. Κάποιος εξοπλισμός μπορεί να χρειαστεί να τυλιχτεί με προστατευτικό κάλυμμα και να χρειαστεί να αφαιρέσετε καύσιμα ή άλλα υγρά. Ο υπερμεγέθης εξοπλισμός μπορεί να απαιτεί μερική αποσυναρμολόγηση για να επιτραπεί η μετακίνησή του όπου υπάρχουν περιορισμοί μεγέθους είτε σε δρόμους είτε σε πλοίο ή τρένο.
Ένα άλλο θέμα για τη ναυτιλία βαρέως εξοπλισμού είναι τα ζητήματα προστασίας περιουσιακών στοιχείων ή ασφάλισης. Ορισμένες ασφάλειες εξοπλισμού ενδέχεται να μην καλύπτουν ζημιές ή απώλειες κατά τη μεταφορά και οι ναυτιλιακές εταιρείες μπορεί να έχουν όρια ασφαλιστικής κάλυψης για οποιαδήποτε ζημιά προκαλούν. Οι ιδιοκτήτες θα πρέπει να ερευνήσουν προσεκτικά την ασφαλιστική τους κάλυψη για εξοπλισμό που σχεδιάζουν να στείλουν και να προσδιορίσουν εάν απαιτείται συμπληρωματική ασφάλιση για την κάλυψη ζημιών ή αντικατάστασης.
Η περιβαλλοντική ζημιά μπορεί να είναι σημαντικός παράγοντας κατά τη μεταφορά βαρέως εξοπλισμού, επειδή τα μέρη που χρησιμοποιούνται σε ξηρά μπορεί να μην είναι ανθεκτικά σε ζημιές από τον θαλάσσιο αέρα ή το αλμυρό νερό εάν τοποθετηθούν σε πλοίο. Ένας ιδιοκτήτης θα πρέπει να συζητήσει τις επιλογές προστασίας με την ναυτιλιακή του εταιρεία ή να επικοινωνήσει με τον κατασκευαστή του εξοπλισμού για πιθανές επιλογές. Οι ναυτιλιακές εταιρείες συνήθως δεν ευθύνονται για ζημιές στον εξοπλισμό που προκαλούνται από το περιβάλλον αποστολής, εάν ο ιδιοκτήτης δεν έχει κανονίσει να τον καλύψει ή να τον προστατεύσει.