Γνωστά και ως έγγραφα μεταφοράς, τα έγγραφα αποστολής είναι νομικά έγγραφα που χρησιμοποιούνται στη διαδικασία μεταφοράς εμπορευμάτων από τη μια τοποθεσία στην άλλη. Τα έγγραφα για την αποστολή απαιτούνται για τη νόμιμη μεταφορά εμπορευμάτων σε εσωτερικούς χώρους καθώς και με διεθνείς αποστολές όλων των τύπων. Τα ακριβή έγγραφα που απαιτούνται για τη διαχείριση της αποστολής και της παράδοσης των εμπορευμάτων θα ποικίλλουν, με βάση τους κανονισμούς και τα πρότυπα που ισχύουν τόσο στο σημείο εκκίνησης της αποστολής όσο και στον προορισμό, καθώς και σε οποιαδήποτε ενδιάμεσα σημεία όπου τα αγαθά πρέπει να καταχωρηθούν και να επιθεωρηθούν.
Ένα από τα πιο βασικά έγγραφα αποστολής είναι η φορτωτική. Χρησιμοποιείται τόσο στις εγχώριες όσο και στις διεθνείς ναυτιλιακές προσπάθειες, αυτό το έγγραφο εκδίδεται συχνά από τον μεταφορέα ή έναν αντιπρόσωπο του μεταφορέα. Σε ορισμένες χώρες, ο αποστολέας μπορεί να προετοιμάσει τη φορτωτική εκ των προτέρων, εφόσον το έγγραφο συμμορφώνεται τόσο με τους εθνικούς κανονισμούς ναυτιλίας όσο και με τα πρότυπα του μεταφορέα. Αν και τα στοιχεία που περιέχονται στο έγγραφο ποικίλλουν, τα περισσότερα θα ταυτοποιήσουν τον αποστολέα και τον παραλήπτη, παρέχοντας βασικά στοιχεία επικοινωνίας και για τα δύο μέρη. Παρέχεται επίσης περιγραφή των εμπορευμάτων που περιλαμβάνονται στην αποστολή, μαζί με τις ποσότητες κάθε αγαθού εντός της αποστολής και το συνολικό βάρος της αποστολής. Οι μεταφορείς θα περιλαμβάνουν συνήθως δεδομένα σχετικά με την παραλαβή της αποστολής, την αναμενόμενη ημερομηνία παράδοσης και πληροφορίες σχετικά με τα έξοδα αποστολής, συμπεριλαμβανομένου του εάν αυτές οι χρεώσεις είναι προπληρωμένες ή εισπράττονται.
Η λίστα συσκευασίας είναι ένα άλλο παράδειγμα των βασικών εγγράφων αποστολής που περιλαμβάνονται συνήθως στα έγγραφα που συνοδεύουν μια αποστολή. Αυτό το έγγραφο χρησιμεύει συχνά ως το μέσο για να επαληθεύσει ο παραλήπτης ότι τα αντικείμενα που προσδιορίζονται στη φορτωτική παραδίδονται πράγματι στον παραλήπτη. Οι πολιτικές ορισμένων τμημάτων αποστολής και παραλαβής απαιτούν να γίνονται δεκτές μόνο αποστολές που συνοδεύονται από λίστα συσκευασίας ή δελτίο.
Με τις διεθνείς αποστολές, υπάρχουν πολλοί άλλοι τύποι εγγράφων αποστολής που είναι πιθανό να είναι απαραίτητα. Το πιστοποιητικό προέλευσης καθορίζει πού προήλθε η αποστολή και ποιος ήταν υπεύθυνος για την προετοιμασία των εμπορευμάτων για αποστολή. Ένα πιστοποιητικό ασφάλισης τεκμηριώνει την κάλυψη που αποκτήθηκε για την προστασία της αποστολής καθ’ οδόν, προστατεύοντας αποτελεσματικά τα συμφέροντα τόσο του αποστολέα όσο και του παραλήπτη. Τα τελωνειακά έγγραφα είναι απαραίτητα για να επιτραπεί στα εμπορεύματα να εγκαταλείψουν τη χώρα προέλευσης και να παραληφθούν στο κράτος όπου διαμένει ο παραλήπτης. Εάν η αποστολή πρέπει να περάσει από πολλά κράτη κατά τη διαδρομή, τα τελωνειακά έγγραφα πρέπει να πληρούν τα πρότυπα που επιβάλλονται από κάθε λιμάνι ή σημείο στάσης στη διαδρομή.
Τα έγγραφα αποστολής είναι σημαντικά για την προστασία όλων των μερών που εμπλέκονται στη διαδικασία αποστολής. Με τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς αποστολής που ισχύουν, είναι δυνατό να διασφαλιστεί ότι οι παραγγελίες είναι σωστές, παραδίδονται έγκαιρα, συσκευάζονται με τρόπο που να είναι σύμφωνος με τα πρότυπα αποστολής και ότι οι τιμές που χρεώνονται για την ίδια τη διαδικασία αποστολής είναι συμβατές με τυχόν συμβάσεις που υπάρχουν μεταξύ του αποστολέα και του μεταφορέα. Όταν οποιοδήποτε από τα έγγραφα αποστολής που απαιτούνται από τη νομοθεσία δεν έχει προετοιμαστεί σωστά, υπάρχει πραγματική πιθανότητα η αποστολή να παραδοθεί μέχρι να διορθωθούν τα σφάλματα ή να προετοιμαστούν τα έγγραφα αντικατάστασης και να προωθηθούν στον τόπο όπου είναι προσωρινά αποθηκευμένη η αποστολή.