Ένας προγραμματιστής εκδηλώσεων, γνωστός και ως σύμβουλος ή συντονιστής εκδηλώσεων, είναι ένας επαγγελματίας που είναι υπεύθυνος για τον προγραμματισμό μιας ειδικής εκδήλωσης, τον συγχρονισμό και την επίβλεψη όλων των λεπτομερειών. Οι περισσότεροι άνθρωποι επιλέγουν έναν προγραμματιστή εκδηλώσεων για μια μεγάλη υπόθεση που απαιτεί πολύ συντονισμό, όπως ένας γάμος, ένα σημαντικό γενέθλιο ή μια εταιρική εκδήλωση. Ενώ η πρόσληψη ενός προγραμματιστή εκδηλώσεων είναι ένα επιπλέον κόστος, ένας καλός επαγγελματίας μπορεί να σας βοηθήσει να προγραμματίσετε το τέλειο πάρτι ανάλογα με τον προϋπολογισμό σας. Οι περισσότεροι προγραμματιστές εκδηλώσεων έχουν συνδέσεις με πωλητές και εταιρείες και μπορούν να λάβουν ειδικές προσφορές, εξοικονομώντας σας χιλιάδες δολάρια σε σχέση με την τιμή λιανικής.
Πριν επιλέξετε έναν προγραμματιστή εκδηλώσεων, υπάρχουν πολλά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη. Το πρώτο βήμα είναι να λάβετε υπόψη πόση δύναμη θέλετε να δώσετε. Ένας προγραμματιστής εκδηλώσεων μπορεί να αναλάβει έναν παθητικό ρόλο, προσφέροντας μόνο εξωτερική καθοδήγηση, η οποία είναι η τέλεια επιλογή εάν θέλετε κάποιος άλλος να κάνει τη δουλειά του ποδιού, αλλά θέλετε να έχετε τον τελευταίο λόγο για σημαντικές αποφάσεις. Ένας προγραμματιστής εκδηλώσεων μπορεί επίσης να είναι βοηθός πλήρους εξυπηρέτησης, διαχειριζόμενος τα πάντα, από τον προϋπολογισμό έως την επιτόπια επίβλεψη.
Για να βρείτε έναν προγραμματιστή εκδηλώσεων, επικοινωνήστε με το τοπικό εμπορικό επιμελητήριο ή αναζητήστε στο Διαδίκτυο μια λίστα με επαγγελματίες που είναι διαθέσιμοι στην πόλη της επιλογής σας. Οι προγραμματιστές εκδηλώσεων μερικές φορές συνεργάζονται με συγκεκριμένους χώρους, γι’ αυτό ρωτήστε γύρω σας για να δείτε αν οι τοπικοί σύλλογοι ή οι υπεύθυνοι εστιατορίων έχουν κάποιον να προτείνουν. Οι φωτογράφοι και οι υπεύθυνοι τροφοδοσίας θα πρέπει επίσης να μπορούν να προτείνουν έναν καλό προγραμματιστή εκδηλώσεων, καθώς μπορεί να έχουν δει τον ειδικό σε δράση.
Αφού έχετε μια λίστα με πιθανούς προγραμματιστές εκδηλώσεων, συνεντεύξτε τον καθένα και ζητήστε πληροφορίες σχετικά με προηγούμενα γεγονότα που έχουν χειριστεί. Ορισμένοι σχεδιαστές μπορεί να έχουν ένα χαρτοφυλάκιο με φωτογραφίες, ενώ άλλοι μπορεί απλώς να σας παρέχουν αναφορές από προηγούμενους πελάτες. Μην εκλαμβάνετε την έλλειψη χαρτοφυλακίου ως ένδειξη χαμηλότερης ποιότητας – πολλοί προγραμματιστές εκδηλώσεων απλά δεν έχουν την ανάγκη για ένα.
Δεδομένου ότι ένας προγραμματιστής εκδηλώσεων θα είναι υπεύθυνος για την αγορά προμηθειών και την πληρωμή καταθέσεων, πρέπει συχνά να παρέχετε έναν αριθμό πιστωτικής κάρτας για να τον χρησιμοποιήσει. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει έναν προγραμματιστή εκδηλώσεων με τον οποίο εμπιστεύεστε και νιώθετε άνετα, για να μην μετατραπεί σε θέμα διαμάχης.