Οι εργασίες προγραμματιστών εκδηλώσεων ποικίλλουν ως προς τους τύπους ατόμων ή εταιρειών που εξυπηρετούνται και, πιο συγκεκριμένα, τα είδη των εκδηλώσεων ή των χώρων που απαιτούν προγραμματισμό. Σε ορισμένους προγραμματιστές εκδηλώσεων αρέσει να βοηθούν τις οικογένειες να διοργανώνουν γιορτές γενεθλίων, επετείου ή γάμου. Αυτού του είδους οι εργασίες απαιτούν συνήθως κάποιον που είναι εξωτερικός, ανεξάρτητος σύμβουλος. Ορισμένες εργασίες σχεδιασμού εκδηλώσεων, όπως αυτές σε μια εταιρεία, μπορεί να είναι πλήρους απασχόλησης. Σε αυτή την περίπτωση, ο στόχος του σχεδιαστή εκδηλώσεων είναι η προώθηση της εταιρείας μέσω εκδηλώσεων όπως ενημερωτικών σεμιναρίων ή εμπορικών εκθέσεων που σχετίζονται με τα προϊόντα και/ή τις υπηρεσίες της εταιρείας.
Ορισμένες εργασίες σχεδιασμού εκδηλώσεων περιστρέφονται γύρω από σημαντικά γεγονότα που μπορεί να συμβαίνουν μόνο μία φορά το χρόνο ή μία φορά κάθε αρκετά χρόνια. Υπηρεσίες όπως η πώληση τροφίμων, η μεταφορά και η ασφάλεια πρέπει να οργανωθούν για χώρους όπως το Super Bowl, οι Ολυμπιακοί Αγώνες και τα εγκαίνια του προέδρου, για να αναφέρουμε μόνο μερικά. Ανεξάρτητα από το εύρος μιας εκδήλωσης, όσοι συμμετέχουν ως προγραμματιστές εκδηλώσεων πρέπει να είναι σε θέση να οργανώσουν και να χειριστούν κάθε λεπτομέρεια για να βεβαιωθείτε ότι κάθε πτυχή του συμβάντος κινείται ομαλά. Μερικές φορές τα πράγματα πάνε στραβά κατά τη διάρκεια ενός γεγονότος. Ο σχεδιαστής πρέπει να είναι έτοιμος να διορθώσει την κατάσταση με την επανεκτίμηση και την αναδιοργάνωση και την παροχή εξωτερικής βοήθειας εάν χρειαστεί.
Ένας προγραμματιστής εκδηλώσεων είναι υπεύθυνος για κάθε πτυχή του γεγονότος. Μπορεί να οργανώσει ομιλητές, να μεριμνήσει ώστε οι συμμετέχοντες να εγγραφούν στην εκδήλωση, να οργανώσει και να προγραμματίσει συναντήσεις ή σεμινάρια και να διασφαλίσει ότι όλοι οι προσκεκλημένοι θα ικανοποιήσουν τις ανάγκες τους. Ο κύριος στόχος ενός προγραμματιστή είναι να βεβαιωθεί ότι η εκδήλωση είναι κατάλληλη για την ομάδα ή την εταιρεία στην οποία εργάζεται και ότι είναι επιτυχία για αυτήν την εταιρεία.
Εάν ένας προγραμματιστής εκδηλώσεων προσληφθεί για να οργανώσει μια εκδήλωση για να συναντηθούν και να αλληλεπιδράσουν άτομα από μια συγκεκριμένη βιομηχανία, για παράδειγμα, ο σχεδιαστής μπορεί να σκεφτεί εάν αυτό θα μπορούσε να επιτευχθεί καλύτερα μέσω μιας σειράς διαλέξεων και σεμιναρίων, διαδραστικών πάνελ συζήτησης ή μιας εμπορικής έκθεσης Το Διαφορετικές μορφές είναι πιθανό να είναι πιο αποτελεσματικές για διαφορετικές ομάδες επαγγελματιών. Μια σειρά διαλέξεων μπορεί να μην είναι η καλύτερη επιλογή εκδήλωσης για επαγγελματίες διαδραστικής τεχνολογίας και επομένως να μην ανταποκρίνεται στον στόχο που έχει θέσει η εταιρεία μισθώσεων. Οι ιατροί, από την άλλη πλευρά, μπορεί να είναι πιο συνηθισμένοι στη μορφή εκμάθησης διαλέξεων.
Παρόλο που δεν υπάρχει εκπαιδευτική απαίτηση για εργασία σε εργασίες σχεδιασμού εκδηλώσεων, πολλοί σχεδιαστές κατέχουν τουλάχιστον πτυχίο Μάρκετινγκ, επιχειρήσεων, διοίκησης τουρισμού ή φιλοξενίας. Η μελέτη σε αυτούς τους τομείς βοηθά να διασφαλιστεί ότι ο μαθητής κατανοεί τη φύση του προγραμματισμού εκδηλώσεων και έχει τις δεξιότητες να σχεδιάσει και να οργανώσει πολλά διαφορετικά είδη εκδηλώσεων. Προετοιμάζει επίσης τους υποψηφίους να αντιμετωπίσουν τυχόν προβλήματα που μπορεί να προκύψουν κατά τον προγραμματισμό των εκδηλώσεων ή κατά την εμφάνισή τους.
Η αμοιβή για εργασίες προγραμματιστή εκδηλώσεων μπορεί να διαφέρει αρκετά. Εκτός από τις εταιρείες, όσοι επιλέγουν να μην ακολουθήσουν τον ελεύθερο δρόμο μπορούν να βρουν δουλειά σε συνεδριακά κέντρα, ξενοδοχεία και θέρετρα, κρουαζιέρες και καζίνο. Άλλες εργασίες προγραμματισμού εκδηλώσεων μπορούν να βρεθούν σε μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς ή στην ίδια την εταιρεία προγραμματισμού εκδηλώσεων.