Ζούμε στην εποχή των υπολογιστών. Δεδομένου ότι αποθηκεύουμε τα περισσότερα από τα σημαντικά στοιχεία επικοινωνίας μας στα κινητά τηλέφωνα, τους υπολογιστές, τα Blackberries, τα Treos και τα Palm Pilots, πολλοί από εμάς δεν έχουμε καμία χρήση για βιβλία διευθύνσεων. Αυτό μπορεί να είναι λάθος. Οι σκληροί δίσκοι καταρρέουν και τα κινητά τηλέφωνα δεν έχουν τοποθετηθεί. Τι συμβαίνει εάν υπάρχει έκτακτη ανάγκη και δεν μπορείτε να αποκτήσετε ηλεκτρονική πρόσβαση σε μια σημαντική επαφή; Είναι καλύτερο να εισάγετε όλες τις πληροφορίες σας σε ένα βιβλίο διευθύνσεων για δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας.
Τα περισσότερα βιβλία διευθύνσεων μοιράζονται τα ίδια χαρακτηριστικά, πολλές σελίδες με καρτέλες με διαφορετικό γράμμα του αλφαβήτου αποτυπωμένο σε κάθε καρτέλα. Μεταξύ κάθε σελίδας με γράμματα με καρτέλες μπορούν να βρεθούν μερικές κενές σελίδες για να γράψετε ονόματα και διευθύνσεις. Κάθε σελίδα έχει χώρους που ορίζονται για ονόματα, διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου, αριθμούς φαξ, αριθμούς κινητών τηλεφώνων, διευθύνσεις email και ιστοσελίδες. Τα καλά βιβλία διευθύνσεων θα έχουν άφθονο χώρο για να γράψουν όλες τις απαραίτητες πληροφορίες. Φροντίστε να αγοράσετε ένα που δεν είναι μόνο αισθητικά ευχάριστο, αλλά λειτουργικό, με αρκετό χώρο για να εισάγετε όλες τις πληροφορίες που κρίνετε απαραίτητες.
Τα βιβλία διευθύνσεων διατίθενται σε πολλά διαφορετικά σχέδια. Μερικά μοιάζουν με μίνι βιβλιοδέτες και άλλα μοιάζουν με μικρά σημειωματάρια ή περιοδικά. Το καθένα είναι αρκετά μεγάλο ώστε ο μέσος άνθρωπος να γράψει μερικές εκατοντάδες ονόματα και διευθύνσεις, ενώ μερικοί έχουν ακόμη και κενά για να σημειώσουν γενέθλια, επετείους και άλλες σχετικές πληροφορίες. Εάν έχετε μεγάλο κύκλο φίλων, συγγενών και συνεργατών, πιθανότατα θέλετε να βρείτε βιβλία διευθύνσεων που επιτρέπουν την προσθήκη επιπλέον σελίδων, εάν είναι απαραίτητο. Τα βιβλία διευθύνσεων τύπου βιβλιοδετικού λειτουργούν καλύτερα για αυτό.
Τα πολυάσχολα στελέχη μπορεί να προτιμούν να χρησιμοποιούν ένα Rolodex — ένα μικρό, στρογγυλό σύστημα αρχειοθέτησης, όπου κάποιος αρκεί να γυρίσει έναν τροχό για να περιστραφεί προς το μέρος του η κάρτα διεύθυνσης που αναζητά. Το πλεονέκτημα του Rolodex είναι ότι οι κάρτες μπορούν εύκολα να προστεθούν ή να αφαιρεθούν. Για στελέχη εν κινήσει, τα Filofaxes, συστήματα βιβλιοδεσίας που όχι μόνο περιέχουν λεπτομερή βιβλία διευθύνσεων, αλλά και βιβλία ημερομηνιών, σημειωματάρια και άλλα βασικά στοιχεία, μπορεί να λειτουργήσουν καλύτερα.
Υπάρχουν σαφή οφέλη από τη χρήση χάρτινων βιβλίων διευθύνσεων. Για παράδειγμα, οι μπαταρίες τελειώνουν και η τροφοδοσία μπορεί να διακοπεί κατά τη διάρκεια κακοκαιρίας. Είναι καλύτερο να έχετε πληροφορίες που είναι εύκολα προσβάσιμες. Μερικές φορές, είναι απλώς πιο γρήγορο ή πιο εύκολο να ανοίξετε ένα συρτάρι στο πλαϊνό τραπέζι και να βγάλετε ένα βιβλίο διευθύνσεων παρά να ρίξετε μια λίστα επαφών σε ένα κινητό τηλέφωνο ή iPod. Σε ποιον αρέσει να περιμένει την εκκίνηση ενός αργού υπολογιστή για να βρει μια σημαντική διεύθυνση;
Για να έχετε πληροφορίες στη διάθεσή σας, δεν υπάρχει τίποτα σαν τα καλά παλιομοδίτικα βιβλία διευθύνσεων. Γιατί να μην έχετε ένα πρακτικό για παν ενδεχόμενο;