Το τμήμα εταιρικής διαχείρισης ταξιδιών (CTM) μιας εταιρείας διαχειρίζεται όλες τις πτυχές των ταξιδιωτικών ρυθμίσεων των εργαζομένων της εταιρείας. Οι συμβάσεις με ταξιδιωτικούς εταίρους, όπως αλυσίδες ξενοδοχείων, διευθετούνται από την εταιρική ομάδα διαχείρισης ταξιδιών και οι εργαζόμενοι πρέπει να κάνουν ρυθμίσεις για επαγγελματικά ταξίδια μέσω του τμήματος διαχείρισης ταξιδιών. Οι μεγάλες εταιρείες διαθέτουν τμήματα εταιρικής διαχείρισης ταξιδιών, ενώ οι μικρότερες εταιρείες τείνουν να προσλαμβάνουν ταξιδιωτικούς πράκτορες για την παροχή ορισμένων υπηρεσιών του ίδιου είδους.
Οι πολιτικές που σχετίζονται με τα εταιρικά ταξίδια διαμορφώνονται συνήθως από την ομάδα διαχείρισης ταξιδιών σε συνδυασμό με τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού και οικονομικών. Οι μεγάλες εταιρείες διαθέτουν ετήσιο προϋπολογισμό για έξοδα ταξιδιού και ο εταιρικός όμιλος ταξιδιών πρέπει να διασφαλίσει ότι το συνολικό κόστος των ταξιδιών των εργαζομένων δεν υπερβαίνει τον ετήσιο προϋπολογισμό. Ορισμένες ταξιδιωτικές ομάδες ορίζουν έναν προϋπολογισμό ταξιδιού σε κάθε τμήμα της εταιρείας και οι διευθυντές των τμημάτων είναι υπεύθυνοι για την επίβλεψη των ταξιδιωτικών ρυθμίσεων των δικών τους υπαλλήλων.
Ένας όμιλος εταιρικής διαχείρισης ταξιδιών δημιουργεί συνήθως δεσμούς με εταιρείες που μπορούν να παρέχουν μεταφορά και διαμονή στους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια επαγγελματικών ταξιδιών. Οι μεγάλες εταιρείες συμφωνούν να συνάψουν συμβάσεις με πολλές αλυσίδες ξενοδοχείων για να διασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοι μπορούν να βρουν συνεργαζόμενα ξενοδοχεία για διαμονή ανεξάρτητα από το πού πρέπει να ταξιδέψουν για επαγγελματικούς λόγους. Οι εταιρείες λαμβάνουν συνήθως μια σημαντική έκπτωση για ομαδικές κρατήσεις και λαμβάνουν μειωμένες τιμές για να συμφωνήσουν να συνεργαστούν με συγκεκριμένες αλυσίδες ξενοδοχείων και αεροπορικές εταιρείες. Αυτές οι εκπτώσεις εξαρτώνται από το γεγονός ότι ο εταιρικός όμιλος ταξιδιών συμφωνεί να διεξάγει ένα ορισμένο ποσό συναλλαγών με κάθε συνεργαζόμενη εταιρεία. Τα ξενοδοχεία και οι αεροπορικές εταιρείες μπορούν να διακόψουν τις εκπτώσεις εάν οι εταιρείες κάνουν κρατήσεις λιγότερο συχνά από ό,τι είχε αρχικά συμφωνηθεί.
Οι εργαζόμενοι που πρέπει να ταξιδέψουν σε διανυκτερεύσεις επιστρέφονται συνήθως για έξοδα που σχετίζονται με γεύματα, πλυντήριο και στεγνό καθάρισμα. Η ομάδα εταιρικής διαχείρισης διεξάγει έρευνα για να προσδιορίσει το κόστος των γευμάτων και άλλων υπηρεσιών σε διαφορετικές γεωγραφικές περιοχές και χρησιμοποιεί αυτές τις πληροφορίες για να καθορίσει ημερήσια όρια δαπανών για τους υπαλλήλους. Οι εταιρείες επιστρέφουν μόνο δαπάνες που δεν υπερβαίνουν το όριο, αν και οι εργαζόμενοι είναι ελεύθεροι να ξοδέψουν πέρα από το ημερήσιο όριο εάν χρησιμοποιούν δικά τους κεφάλαια. Ορισμένες εταιρικές ομάδες διαχείρισης ταξιδιών παρέχουν στους υπαλλήλους εταιρικές πιστωτικές κάρτες, οι οποίες επιτρέπουν στους υπαλλήλους να χρεώνουν τα έξοδα απευθείας στην εταιρεία αντί να υποβάλλουν αξιώσεις για αποζημίωση.
Όταν τα ετήσια έξοδα υπερβαίνουν τον δηλωμένο προϋπολογισμό, η εταιρική ομάδα διαχείρισης ταξιδιών είναι υπεύθυνη για τη διασφάλιση ότι οι υπάλληλοι της εταιρείας αλλάζουν ή ακυρώνουν τα ταξιδιωτικά σχέδια για το υπόλοιπο του έτους. Πολλές εταιρείες απαιτούν από τους υπαλλήλους να πραγματοποιούν συναντήσεις μέσω τηλεδιάσκεψης προκειμένου να μειώσουν το κόστος. Οι προϋπολογισμοί για ταξίδια αναθεωρούνται ετησίως και μπορούν να αυξηθούν για να προσαρμοστούν οι αυξανόμενες τιμές, αλλά οι περισσότερες εταιρείες θεωρούν τα έξοδα ταξιδιού ως ελεγχόμενα έξοδα και τείνουν να περιορίζουν τους ταξιδιωτικούς προϋπολογισμούς στο ελάχιστο.