Un administrator de informații despre sănătate are patru domenii principale de responsabilitate: crearea procedurilor de introducere a datelor, gestionarea integrității datelor, securitatea sistemului și analiza datelor. Un administrator de informații despre sănătate sau un manager de informații despre sănătate este instruit să păstreze dosarele medicale ale pacienților. Administratorii de informații despre sănătate sunt angajați în spitale, unități de îngrijire a sănătății și companii de asigurări. Într-un departament de informații medicale standard sau de evidențe medicale, administratorul de informații de sănătate are mai mulți tehnicieni de informații despre sănătate care sunt responsabili cu introducerea datelor și efectuarea analizelor de rutină.
Informațiile păstrate de un administrator de informații despre sănătate sunt utilizate pentru a analiza costurile și pentru a lua decizii privind tendințele de sănătate, personalul și achiziția de echipamente. Informațiile trebuie să fie exacte, de încredere și sigure, datorită confidențialității pacientului. Există o gamă largă de sisteme de informații despre sănătate disponibile pe piață. Nu este neobișnuit ca administratorul de informații de sănătate să colaboreze îndeaproape cu personalul de suport al sistemelor pentru a crea rapoarte noi și a îmbunătăți funcționalitatea pentru a răspunde nevoilor unice.
Procedurile de introducere a datelor sunt regulile și pașii urmați de tehnicienii în informații în domeniul sănătății atunci când introduc informații în sistemul de informații medicale. Aceste proceduri sunt utilizate pentru a reduce riscul de eroare la introducerea datelor, pentru a asigura utilizarea consecventă a codurilor specifice pentru a se potrivi cu informațiile reale și pentru a oferi baza pentru toate rapoartele viitoare. Crearea și menținerea acestor reguli determină calitatea generală a datelor și are un impact direct asupra gradului de utilizare a informațiilor.
Integritatea datelor este o funcție importantă care este gestionată printr-o combinație de procese de afaceri și reguli de sistem. Regulile procesului de afaceri definesc ce informații sunt înregistrate și cum. Documentația sursă pentru introducerea datelor trebuie să fie definită și utilizată în mod consecvent de către toți tehnicienii din domeniul sănătății. Sistemele informatice pot fi programate pentru a se asigura că toate datele introduse îndeplinesc anumite reguli privind numărul de caractere, grupările numerice sau verificările pentru introducerea datelor duplicate. Combinația acestor funcții va oferi un grad de control asupra calității datelor introduse în sistem.
Fișele de sănătate conțin informații personale despre pacient, cum ar fi vârsta, sexul, procedurile exacte efectuate, testele comandate, numele și specialitatea medicului și medicamentele prescrise. Toate aceste informații sunt extrem de confidențiale. Nivelul de securitate din jurul sistemului informațional de sănătate este critic. În timp ce securitatea fizică este de obicei responsabilitatea personalului din tehnologia informației, administratorul este responsabil pentru controlul atât a persoanelor care au acces, cât și a exact ce funcții pot îndeplini. Multe sisteme de informații despre sănătate au piste de audit pentru a urmări numele membrului personalului care a accesat dosarul fiecărui pacient și când.
Ultima responsabilitate a administratorului informațiilor de sănătate este analiza rapoartelor de sistem. Aceștia sunt responsabili pentru furnizarea de rapoarte precise și cuprinzătoare către conducerea superioară privind costurile, activitatea, datele demografice ale pacienților și alte informații, după cum este necesar. Aceasta este o funcție esențială pentru luarea eficientă a deciziilor atât în spital, cât și în cadrul companiei de asigurări.