Un arhivar foto este de obicei responsabil pentru organizarea unui grup de fotografii într-un mod cuprinzător și semnificativ. Acest lucru poate fi realizat într-un număr de moduri diferite și poate include ordonarea cronologică și organizarea fotografiilor în categorii bazate pe subiect sau fotograf. Odată ce organizația este completă, atunci un arhivist este adesea responsabil pentru a se asigura că sensul și scopul diferitelor imagini sunt surprinse prin ansamblul de înregistrări și notare pentru fiecare imagine. Un arhivar foto poate lucra, de asemenea, pe un mediu digital, folosind fotografii digitale și fișiere de computer pentru a organiza datele într-un mod semnificativ și eficient.
Atribuțiile și responsabilitățile unui arhivar foto pot varia oarecum, în funcție de nevoile particulare ale organizației angajatoare. În general, însă, munca unui arhivist începe adesea cu colectarea și organizarea unui număr de fotografii care fac parte dintr-o colecție. Această sarcină inițială poate fi incredibil de complexă dacă un grup are mii sau chiar milioane de fotografii care trebuie arhivate și făcute accesibile.
Organizarea corectă de către un arhivar foto implică adesea nu numai reunirea diferitelor fotografii, ci și determinarea modului optim în care acestea pot fi comandate. Acest lucru poate depinde de modul în care o organizație dorește ca fotografiile să fie arhivate, deși ordinea cronologică este destul de comună. Determinarea cronologiei adecvate pentru fotografii poate fi dificilă, totuși, așa că pot fi utilizate metode suplimentare. Fotografiile pot fi organizate în funcție de subiectele imaginilor sau de persoana care a făcut fotografia sau sortate pe mai multe categorii cu diferite niveluri de importanță.
Odată ce imaginile sunt organizate corect, atunci un arhivar foto stabilește de obicei sensul sau scopul lor. Pozele colectate, de exemplu, pot fi însoțite de notații care indică cine a făcut fiecare fotografie și subiectul fiecăreia. Pot fi furnizate informații suplimentare pentru a extinde acest lucru, oferind adesea detalii despre semnificația unui obiect fotografiat sau scopul acestuia. Acest lucru asigură că imaginile dintr-o arhivă rămân semnificative în viitor.
Un arhivar foto poate lucra, de asemenea, cu fotografii digitale, organizând și adăugându-le notații pe un mediu digital. Acest lucru se poate face doar pe un computer, de către un arhivar adăugând note la fișierele digitale, organizând imaginile în diferite subdirectoare și stochând fotografiile pe un hard disk. O astfel de arhivare poate implica, totuși, și medii externe, inclusiv utilizarea de dispozitive de stocare suplimentare sau discuri media. Acest lucru asigură că o înregistrare a imaginilor și notațiilor sunt păstrate de către un arhivar foto atât într-o copie de rezervă, cât și ca original.