Oamenii care lucrează ca administratori de plată sunt adesea responsabili pentru urmărirea orelor la care lucrează angajații și pentru a se asigura că sunt plătiți corespunzător. Acești profesioniști ar putea fi, de asemenea, responsabili de urmărirea serviciilor pe care o organizație le folosește, cum ar fi livrările de materiale, și de a se asigura că vânzătorii și furnizorii sunt plătiți pentru serviciile lor. În unele cazuri, este de așteptat ca un administrator de plată să acționeze ca contabil. El sau ea este responsabil să se asigure că toți lucrătorii sunt plătiți în conformitate cu legile și reglementările stabilite de agențiile guvernamentale. În aceste scenarii, un administrator de plată poate participa și la procesele de auditare și bugetare.
Calificările pe care companiile le cer administratorilor lor de plată variază în funcție de sarcinile pe care le îndeplinesc. De exemplu, companiile în care un administrator de plată trebuie să introducă doar date privind orele lucrate de angajați ar putea avea nevoie doar de o diplomă de asociat sau de experiență în efectuarea introducerii datelor într-un mediu de birou. În organizațiile în care se așteaptă ca administratorii de plăți să acționeze ca membri ai departamentelor de contabilitate sau planificare financiară, ei trebuie adesea să aibă o pregătire academică oficială în domenii precum finanțele sau contabilitatea. Acești administratori de plată de nivel superior pot beneficia, de asemenea, de mulți ani de experiență în departamentele de contabilitate sau de salarizare, precum și de obținerea certificării profesioniștilor în contabilitate.
O mare parte din munca unui administrator de plată include introducerea datelor și revizuirea acestora pentru a se asigura că sunt consecvente. Cu alte cuvinte, administratorii de plată ar putea măsura costurile reale în raport cu estimările proiectate și pot determina cum și de ce aceste valori ar putea diferi. De asemenea, este obișnuit ca un administrator de salarii să stabilească bugete și estimări pentru forța de muncă și să se asigure că lucrătorii alocă ore corespunzătoare.
Când un administrator de plată lucrează pentru un taxi, limuzină sau alt tip de serviciu de transport, el sau ea este responsabil cu colectarea și introducerea datelor șoferului. Acest tip de profesionist ar putea folosi contoare sau software pentru a determina cât de departe a călătorit un șofer și câți pasageri a preluat. Un administrator ar putea calcula apoi cât de mult datorează o organizație șoferilor pentru serviciile lor.
Este obișnuit ca un administrator de plată să acționeze ca negociator. Atunci când acest tip de profesionist este responsabil pentru plata furnizorilor și altor furnizori de servicii, el sau ea s-ar putea asigura că termenii unui contract sunt respectați și că costurile și termenii serviciilor sunt satisfăcătoare pentru ambele părți. De asemenea, este normal ca un administrator de salarii dintr-un departament de salarizare să ajute angajații care cred că au fost plătiți prost sau care doresc permisiunea de a lucra ore suplimentare.