Un administrator de înregistrări medicale este responsabil pentru supravegherea sistemelor de înregistrări medicale ale unui spital, clinică sau centru medical. Aceasta poate include gestionarea unui personal care îndeplinește orice număr de sarcini pentru a se asigura că dosarele medicale sunt sigure și menținute în conformitate cu orice standarde sau reglementări aplicabile. Administratorii trebuie să planifice și să dirijeze activitatea membrilor personalului și să ofere orice formare necesară. Tipul de păstrare a dosarelor medicale și sistemele utilizate sunt adesea determinate de administrator. Un administrator de dosare medicale trebuie să poată menține relații bune de lucru cu avocații, personalul juridic, oficialii agențiilor guvernamentale și alți profesioniști pentru a asigura plata.
Unul dintre cele mai importante aspecte ale acestei poziții este planificarea, conducerea și evaluarea activităților personalului de evidență medicală. Un administrator de dosare medicale va intervieva de obicei oamenii pentru a ocupa diverse posturi de personal sau pentru a face recomandări cu privire la angajarea personalului. Oferirea de îndrumare sau luarea de măsuri disciplinare reprezintă, de asemenea, o mare parte din responsabilitățile zilnice pentru acest loc de muncă. Administratorul poate, de asemenea, instrui membrii personalului pentru a-și îndeplini atribuțiile specifice și în numeroasele reglementări privind păstrarea dosarelor medicale, confidențialitatea, păstrarea, prelucrarea și eliberarea înregistrărilor.
O altă responsabilitate a unui administrator de dosare medicale este formularea procedurilor și politicilor adecvate cu privire la conținutul, confidențialitatea și prelucrarea dosarelor medicale. Acest lucru poate necesita utilizarea unui sistem digital sau automat de arhivare a dosarelor medicale, pregătirea de rapoarte rezumative pentru management și formularea de proceduri privind păstrarea înregistrărilor medicale furnizate de furnizorii de îngrijire gestionată. Un administrator de dosare medicale poate alege, de asemenea, furnizori externi de servicii care sunt necesari pentru copierea și transcrierea dosarelor medicale și pentru a se asigura că acești furnizori respectă reglementările privind confidențialitatea informațiilor despre pacienți. Pentru a rămâne la curent cu cele mai recente metode și reglementări aplicabile înregistrărilor medicale, este posibil ca un administrator să fie, de asemenea, necesar să participe la cursuri de formare continuă și să mențină acreditările ca administrator înregistrat de informații despre sănătate.
Un administrator de dosare medicale trebuie să fie capabil să înțeleagă și să interpreteze legile și reglementările aplicabile care privesc metodele de procesare și confidențialitatea. Administratorii trebuie să poată avea de-a face cu avocații, oficialii guvernamentali, colegii profesioniști și chiar publicul larg în mod regulat. Acest lucru necesită ca un administrator să poată comunica eficient cu multe persoane diferite. Una dintre cele mai mari responsabilitati ale acestui job este asigurarea confidentialitatii informatiilor continute in medical. Respectarea reglementărilor legale cu privire la dosarele medicale asigură plata corectă și la timp sau rambursarea taxelor și taxelor de către terți plătitori.