Un administrator de personal lucrează într-un departament de resurse umane (HR) și își asumă responsabilitatea pentru chestiunile legate de recrutarea, formarea și retragerea angajaților. Entitățile guvernamentale și întreprinderile de toate dimensiunile angajează administratori de personal, deși în unele cazuri organizațiile funcționează fără personal de resurse umane. În aceste cazuri, supervizorii departamentelor se ocupă de obicei de problemele de personal. Companiile majore angajează adesea o echipă de administratori de personal și împart sarcinile de resurse umane între acești angajați. Administratorii raportează în mod normal unui manager de resurse umane sau de personal sau director.
Când posturile devin vacante, administratorul de personal trebuie să creeze o cerere de post. Acest document detaliază sarcinile de bază ale postului și, de obicei, include o listă a acreditărilor academice și profesionale pe care un solicitant trebuie să le aibă pentru a fi luat în considerare pentru poziție. Administratorii lucrează în mod normal în strânsă legătură cu managerii departamentelor pentru a determina intervalul de salariu pentru fiecare post vacant. Pozițiile deschise sunt adesea postate intern, ceea ce implică administratorul de personal să trimită memorandumuri sau e-mailuri la nivel de companie pentru a-i face pe potențialii candidați la cunoștința locului de muncă. Dacă o firmă nu poate ocupa un post din interior, atunci administratorul face publicitate pentru acest rol în ziare, la birourile de angajare sau online.
The personnel administrator reviews job applications and schedules interviews. If the hiring manager wishes to offer the job to a particular candidate then the administrator has to negotiate terms with the applicant and conduct any necessary background or reference checks. The administrator conducts new employee orientation which involves explaining the company culture, benefits and basic job functions to the new recruits. In some instances, the personnel administrator also takes responsibility for training new hires or for scheduling training sessions.
Litigiile dintre personal și chestiunile disciplinare sunt în mod normal gestionate de personalul HR. Administratorii de personal trebuie să se asigure că managerii departamentelor nu au încălcat nicio lege discriminând lucrătorii sau acționând neetic. Administratorii de resurse umane pot aranja ca angajații cu performanțe slabe retrogradați, recalificați sau concediați. Când angajații sunt concediați, de obicei revine administratorului de personal să anuleze beneficiile angajatului și să plătească salariul final al angajatului concediat. În unele ocazii, angajații concediați depun acuzații împotriva firmei, caz în care administratorul de personal poate fi nevoit să se prezinte în instanță pentru a explica comportamentul firmei.
La unele firme, locurile de muncă de administrator sunt posturi de nivel de intrare pentru care pot aplica absolvenții de liceu. Corporațiile majore necesită adesea ca personalul de resurse umane să aibă diplome în afaceri, management sau administrarea personalului. Personalul cu experiență în resurse umane poate trece în roluri de management. În general, managerii de resurse umane au contact direct minim cu angajații companiei, alții decât administratorii de personal de resurse umane pe care îi administrează.