Un administrator general mai este cunoscut și sub numele de director de birou sau asistent administrativ. În timp ce fișele postului vor varia oarecum în funcție de companie, administratorul general poate fi responsabil pentru gestionarea întregii corespondențe, răspunsul la liniile telefonice, preluarea mesajelor, pregătirea rapoartelor și alte sarcini generale ale biroului. În unele cazuri, administratorii generali pot avea nevoie de pregătire specializată pentru a îndeplini unele dintre aceste sarcini în medii de birou foarte tehnice. Termenul este cel mai frecvent folosit pentru joburi de birou în țările vorbitoare de limbă engleză din afara Americii de Nord.
Una dintre responsabilitățile principale ale unui administrator general este să se ocupe de toată corespondența, nu numai să verifice corespondența primită și să se asigure că ajunge la persoana potrivită, ci și să tasteze corespondența pentru corespondența trimisă. Unii administratori generali ar putea fi nevoiți să meargă la oficiul poștal pentru a ridica corespondența, dar deseori corespondența este livrată într-o locație centrală dintr-un birou pentru distribuție ulterioară. Această obligație este de o importanță vitală pentru multe întreprinderi, care ar putea avea oferte sau alte documente care trebuie examinate în termene strânse.
În unele medii de birou, un administrator general este responsabil pentru pregătirea rapoartelor pe o varietate de platforme software. Prin urmare, aceste poziții necesită o bună înțelegere a software-ului de birou, inclusiv a produselor utilizate pentru procesarea de text, foi de calcul și prezentări de diapozitive. Adesea, administratorul general este responsabil pentru preluarea informațiilor brute și punerea lor într-un format care este atrăgător și prezentabil. Un supervizor va semna de obicei produsul finit înainte de a fi trimis.
Odată cu apariția extensiilor directe și a mesageriei vocale, munca unui administrator general în ceea ce privește răspunsul și transferul apelurilor telefonice este oarecum diminuată în majoritatea birourilor. Există, totuși, momente în care angajatul poate fi chemat să răspundă la telefoane pentru șef sau alți directori. Este posibil ca unele chestiuni să nu poată aștepta și este la latitudinea administratorului să înțeleagă situația și să vină cu un răspuns adecvat. În plus, unii directori preferă ca o persoană de la birou să monitorizeze apelurile telefonice înainte de a le trimite.
Un alt mod prin care administratorii generali pot oferi suport administrativ este prin managementul bazei de date. De exemplu, dacă compania are abonament sau trebuie să mențină o listă de vânzări, aceasta este o datorie care poate reveni administratorului general. Este sarcina acestei persoane să se asigure că baza de date nu are informații învechite pentru a menține un contact de încredere cu clienții.
În unele birouri, administratorul general este responsabil și de stabilirea și menținerea programului unuia sau mai multor directori. În această situație, administratorul va stabili întâlniri, va confirma întâlnirile și va încerca să mențină ziua în program cât mai mult posibil. Aceasta poate include și aranjarea planurilor de călătorie.