Când scrie o scrisoare de intenție pentru asistent executiv, solicitantul ar trebui să folosească o singură pagină pentru a-și demonstra abilitățile de birou, o atenție deosebită la detalii și să ofere exemple specifice de utilizare a acestor abilități într-un loc de muncă anterior. Aceste obiective pot fi atinse prin crearea unui antet unic atât pentru scrisoarea de intenție, cât și pentru CV-ul și prin corectarea trimiterilor pentru a vă asigura că nu conțin greșeli gramaticale și de ortografie. Scrisoarea poate fi îndreptată către șeful departamentului de resurse umane sau persoane fizice care efectuează interviuri și poate solicita o oră și un loc la care solicitantul să se poată întâlni pentru a discuta în continuare modurile în care aptitudinile sale pot beneficia compania care angajează.
Îndatoririle unui asistent executiv includ de obicei dosarul, trimiterea de faxuri, răspunsul la telefon și efectuarea de lucrări de birou la calculator. Acest tip de poziție servește pentru a facilita nevoile conducerii superioare a unei companii sau a unei mari corporații. Vicepreședinții corporativi, ofițerii executivi și ofițerii financiari folosesc în general acest tip de asistent. Unele posturi pot necesita ca asistentul executiv să se ocupe și de micile sarcini personale ale directorului, cum ar fi programarea rezervărilor pentru mese, preluarea clienților și mesele de mese de afaceri.
Când aplicați pentru acest tip de poziție, scrisoarea de intenție a asistentului executiv ar trebui să fie de obicei limitată la o pagină. Scopul scrisorii este de a servi drept introducere pentru managerul de angajare și, eventual, pentru directorul căruia îi va răspunde postul. Informații detaliate, cum ar fi angajarea anterioară, durata șederii la fostele locuri de muncă și pregătirea educațională pot fi enumerate în CV-ul atașat, care poate avea două pagini sau mai multe, după caz.
CV-ul și scrisoarea de intenție a asistentului executiv pot fi concepute pentru a se completa unul pe celălalt în stil. Solicitantul poate folosi un software de bază de editare a cuvintelor pentru a crea un antet care conține numele ei, adresa, numărul de telefon și adresa de e-mail. Acest antet poate fi imprimat atât pe partea superioară a CV-ului, cât și a scrisorii pentru a crea un aspect uniform care demonstrează, de asemenea, abilitățile de calculator și atenția la detalii ale candidatului.
Scrisoarea de intenție a asistentului executiv trebuie să fie specifică și concisă în ceea ce privește adresa, conținutul și salutul. Scrisoarea poate începe prin a se adresa managerului de angajare în mod specific dacă aceste informații sunt disponibile, cum ar fi „Stimate domnule Gomez”, sau departamentului de resurse umane al companiei, dacă numele nu este furnizat. Pentru a evita lungimea și cuvintele inutile, o scrisoare de o pagină constă de obicei din patru până la cinci paragrafe, fiecare paragraf conținând trei până la cinci propoziții. În ultimul paragraf, solicitantul poate cere să aranjeze o anumită oră de întâlnire și un loc în care calificările sale ulterioare pot fi discutate într-un interviu. Natura acestui tip de poziție necesită abilități de birou excepționale, iar solicitantul ar trebui să corecteze scrisoarea de mai multe ori pentru a se asigura că nu există erori gramaticale sau de ortografie.
Solicitantul poate considera că este benefic să folosească scrisoarea de intenție a asistentului executiv ca o oportunitate de a oferi un exemplu de abilități de lucru. Exemplul ar trebui să fie un caz specific în care solicitantul a folosit abilități care sunt relevante pentru noul loc de muncă pentru care aplică. De exemplu, dacă noile calificări ale locului de muncă includ cunoașterea unui anumit tip de program de calculator, atunci solicitantul poate include un exemplu despre modul în care a folosit acel tip de program pentru a finaliza o prezentare sau o serie de rapoarte pentru angajatorul anterior. Solicitantul poate enumera, de asemenea, premii și orice recunoaștere specială pe care a primit-o în experiențele anterioare de muncă care se referă la talentele și abilitățile sale.