Un planificator medical creează un program pentru o practică medicală sau o clinică, echilibrând nevoile pacienților cu furnizorii de îngrijire pentru a se potrivi pacienților și ajustează programul după cum este necesar pentru a face față urgențelor și altor evenimente. Programatorii medicali lucrează la birou pentru a interacționa personal cu pacienții și, de asemenea, se ocupă de comunicațiile telefonice și prin e-mail pentru birou. Această muncă nu are cerințe speciale, dar sunt de obicei preferate abilități de oameni buni și cunoștințe de calculator.
Când un pacient contactează un cabinet medical pentru o programare, planificatorul medical colectează câteva informații de bază pentru a determina urgența problemei și pentru a face o estimare cu privire la durata de timp necesară pentru programare. De asemenea, programatorul ia notă de orice proceduri și echipamente care ar putea fi necesare, cum ar fi o suită de raze X sau o colectare de sânge. Cu aceste informații, programatorul poate oferi pacientului câteva ore de programare adecvate și poate face programarea.
Programatorii medicali pot trimite apeluri de memento, e-mailuri sau carduri pentru a se asigura că pacienții știu când să vină. Ei se ocupă de anulări, reprogramând după caz. Dacă un pacient anulează fără preaviz, planificatorul medical poate, de asemenea, să noteze că pacientul ar trebui să fie facturat pentru programare, dacă aceasta face parte din politica cabinetului. În cazul în care programele încep să rămână în urmă din cauza programărilor lungi sau a problemelor tehnice, este sarcina planificatorului medical să le readucă pe drumul cel bun, mutând întâlnirile și luând alți pași dacă este necesar.
În unele practici, un planificator medical scoate, de asemenea, documente și formulare pentru a se pregăti pentru întâlniri și poate, de asemenea, să aranjeze provizii. În altele, aceasta este responsabilitatea asistentelor și a altor tehnicieni care pregătesc clinica pentru ziua respectivă. Planificatorul este, de asemenea, responsabil pentru a se asigura că este disponibil personal adecvat și îi coordonează pe membrii personalului pentru a-i face conștienți de programul zilnic. Dacă un pacient are nevoie de o extragere de sânge, de exemplu, planificatorul medical se asigură că tehnicienii au acest lucru în programul lor, astfel încât să fie pregătiți când sosește pacientul.
Nu este necesară nicio pregătire specială pentru a lucra ca planificator medical, deși un curs scurt de terminologie medicală și practici de afaceri poate fi de ajutor. Experiența anterioară în recepție și în serviciul public este adesea utilă pentru solicitanți, iar abilități precum abilitățile bilingve pot fi potențial utile pentru o cerere. Programatorul medical se ocupă de informații confidențiale și poate fi necesar să treacă o verificare a antecedentelor sau să fie de acord să semneze documente care indică acceptarea și înțelegerea politicilor de confidențialitate ale biroului.