Atribuțiile generale ale unui secretar pot varia, iar un tip special de secretar care lucrează exclusiv pentru o singură persoană este cunoscut ca secretar personal. Acest angajat va juca un rol de sprijin care tinde către nevoile profesionale ale unui individ, de obicei un director executiv sau alt lider organizațional important, mai degrabă decât la un grup de oameni dintr-un birou. Sarcinile specifice ale unui secretar personal pot include menținerea unui program, contactarea vânzătorilor, rezervarea călătoriilor, organizarea de întâlniri, menținerea contactului cu presa și multe altele.
Rolul secretarului personal se poate schimba de la o zi la alta pe măsură ce nevoile unui angajator se schimbă. O mare parte din munca secretarului poate avea loc într-un birou, iar el sau ea poate fi responsabil pentru depunerea documentelor, ținerea evidenței facturilor și a altor documente de plată, răspunsul la apeluri telefonice și e-mailuri, întâlnirea cu clienții sau alți vizitatori ai biroului și în unele cazuri chiar supravegherea unui personal de asistenţi. În afara biroului, o secretară personală poate călători cu un angajator, poate face rezervări la hotel și zboruri și poate răspunde altor nevoi profesionale ale angajatorului în afara biroului.
În cele mai multe cazuri, secretarul personal va fi lucrat într-o anumită industrie sau birou timp de mulți ani ca secretar de nivel de intrare sau de nivel mediu înainte de a avansa. Mulți secretari obțin certificate postliceale pentru a deveni mai bine calificați pentru poziții cu responsabilitate superioară. De asemenea, poate fi necesar să obțineți niște calificări care sunt specifice unei industrii; acest lucru este deosebit de important dacă secretarul personal se va ocupa de documente care aparțin direct industriei. Într-un cadru medical, de exemplu, secretarul poate avea nevoie să urmeze un curs de terminologie medicală, astfel încât să înțeleagă diferiți termeni folosiți pentru a clasifica anumite documente. Secretarii juridici vor trebui să înțeleagă diferite tipuri de terminologie juridică pentru a gestiona documentele sau altă corespondență care se referă la post.
Este important ca secretarul personal să fie extrem de adaptabil, deoarece responsabilitățile lui se pot schimba de la moment la altul. Jobul poate fi destul de stresant în unele situații, iar unii angajatori vor fi mult mai pretențioși decât alții. Abilitatea de a comunica eficient este esențială, deoarece secretara își va petrece mult timp coordonând cu ceilalți, interacționând cu publicul și gestionând corespondența în numele angajatorului sau angajatorilor ei. În unele cazuri, secretarul poate participa la mai mult de un angajator, ceea ce înseamnă că va trebui să echilibreze mai multe sarcini de lucru.