Un colector soft le reamintește clienților despre conturile restante și despre consecințele eșecului de a deveni actual. Aceasta poate implica atât contactul telefonic, cât și prin e-mail. În cazul în care clientul nu se adresează facturii, contul poate fi predat unui reprezentant de încasări hard, care folosește tehnici mai agresive pentru a încasa soldul. Locurile de muncă pot fi disponibile în anumite instituții financiare care își mențin propriile departamente de colectare, împreună cu firme de specialitate care efectuează această activitate pe baza unui contract pentru o varietate de clienți.
Fiecărui lucrător i se poate atribui un set de conturi la care să lucreze, cu o țintă de colectare. Scopul este de a stabili un contact pozitiv cu fiecare titular de cont, astfel încât reprezentantul să poată fie încasa plata, fie să stabilească un plan de gestionare a datoriei. Planurile de plată pot veni într-o varietate de formate autorizate de compania-mamă și implică, de asemenea, colectarea de taxe de dobândă și confort. Dacă clienții nu răspund sau facturile devin restante cu mai mult de o perioadă de timp stabilită, acestea pot fi redirecționate către alt departament.
Acest lucru implică de obicei o varietate de tehnici pentru a găsi clienți. Un colector soft poate avea nevoie să caute înregistrări, de exemplu, pentru a localiza pe cineva la o nouă adresă. Există, de asemenea, cerințe legale care trebuie respectate la momentul contactului, care pot varia în funcție de regiune. Reprezentanții trebuie să cunoască toate legile relevante și modul în care acestea se aplică, astfel încât să poată respecta standardele stabilite de autoritățile de reglementare. De exemplu, unui colector nefavorabil nu i se poate permite să discute despre datoria cu altcineva decât cu partea numită sau cu un cosemnatar.
În apelurile telefonice, un colector soft poate identifica compania, poate cere să vorbească cu debitorul și poate încerca să încaseze o plată sau să facă aranjamente pentru un plan de plată. Scrisorile pot include o cerere de plată cu informații de contact. Sunt necesare abilități de procesare a plăților, astfel încât acest lucru să se poată face prin telefon. Dacă clientul are nevoie de un plan de plată, pot fi furnizate informații despre acesta, împreună cu dezvăluiri despre orice comisioane care ar putea fi implicate. Clienții pot fi, de asemenea, avertizați că nerespectarea acordului poate duce la trimiterea directă la colecții hard.
Locurile de muncă pot oferi o rată forfetară de compensare plus un comision pentru colectările de succes pentru a acționa ca un stimulent. De asemenea, colectorul moale poate fi obligat să îndeplinească un anumit obiectiv în fiecare lună sau trimestru. Persoanele care nu pot îndeplini acest obiectiv pot fi concediate, deoarece compania dorește ca operațiunile să fie cât mai eficiente.