Un coordonator de planificare gestionează în esență un eveniment sau o întâlnire pentru o persoană sau o companie, uneori la scară largă. Pozițiile comune de coordonator includ tipuri de nunți, afaceri, convenții și întâlniri, printre alți coordonatori care pot exista într-o varietate de industrii. Acești indivizi văd un eveniment de la început până la sfârșit, implicând un client doar atunci când este necesară o decizie majoră sau o modificare a planului. Unele sarcini comune ale unui coordonator de planificare includ selectarea unui loc de întâlnire, prezentarea nevoilor și mediului clientului și achiziționarea de alimente și băuturi, pe lângă coordonarea tuturor activităților între furnizori și încheierea evenimentului pentru client. Nu toate evenimentele sunt la fel, ceea ce face ca această carieră să fie plină de satisfacții pentru cei cărora le place varietatea într-un loc de muncă.
Educația formală nu este întotdeauna necesară pentru un coordonator de planificare, deși acest lucru nu înseamnă că această carieră nu este calificată. În timp ce o organizație mare care angajează coordonatori pentru clienți poate necesita o diplomă de facultate, multe persoane lucrează ca antreprenori cu puțină educație formală. Gradele comune aplicabile acestei cariere includ relații publice, management hotelier și ospitalitate, comunicații sau marketing. În unele cazuri, o persoană care alege să lucreze cu clienți de afaceri poate găsi o diplomă de colegiu utilă pentru a-și plasa setul de abilități peste cele ale altui coordonator de planificare. Formarea poate fi, de asemenea, necesară odată ce o persoană își găsește un loc de muncă la o organizație care angajează mai multe tipuri de coordonatori.
Când un coordonator de planificare se angajează pentru prima dată cu un client, el sau ea încearcă să afle tipul de eveniment și ce își dorește clientul. Coordonatorii cu experiență au cel mai adesea portofolii de întâlniri sau evenimente anterioare pe care le pot folosi ca exemple pentru noii clienți. Deciziile comune pentru evenimente includ locația, nivelul de formalitate, tipul de mâncare, durata anumitor activități și o varietate de altele. Majoritatea întâlnirilor și evenimentelor pot dura săptămâni sau luni pentru a planifica, în funcție de dimensiunile și domeniul de aplicare al acestora. De exemplu, coordonatorilor de nunți le poate dura aproape un an pentru a planifica un eveniment în funcție de nevoile și dorințele clientului.
Majoritatea evenimentelor la care lucrează un coordonator de planificare necesită abilități excelente de gestionare a timpului și organizare. Coordonatorii extrem de de succes își găsesc adesea talentele atrase în mai multe direcții, cu mai mulți clienți și evenimente care au loc în același timp. În timp ce unii coordonatori pot găsi acest lucru epuizant din punct de vedere fizic și emoțional, alții pot considera că este energizant să vadă un eveniment mare care se realizează. Mulți coordonatori de planificare pot participa, de asemenea, la eveniment și pot supraveghea mai multe activități, permițându-le să lucreze direct cu cei prezenți. De asemenea, poate fi plin de satisfacții să vezi o producție la scară largă la apogeul complet.