Funcționarii tehnici pot face lucruri ușor diferite în diferite companii, dar în cele mai multe cazuri locurile lor de muncă se concentrează în mare măsură pe arhivarea documentelor, atât în fișiere tipărite, cât și în baze de date digitale; ei pot fi, de asemenea, implicați în proiectarea efectivă a arhivelor și sistemelor bazate pe computer pentru a promova eficiența pentru mediul lor specific. În multe cazuri, postul implică și multă muncă de birou și sarcini administrative de bază, ceea ce i-a determinat pe unii să echivaleze această funcție cu cea de secretar de bază. Deși descrierile posturilor se suprapun frecvent, majoritatea posturilor tehnice necesită cunoștințe mai aprofundate despre ingineria informației, mai degrabă decât gestionarea simplă a documentelor. Acest tip de profesioniști sunt, de asemenea, chemați frecvent să corecteze și, uneori, să editeze documente tehnice și manuale, ceea ce nu este ceva ce fac majoritatea asistenților administrativi standard și sunt adesea solicitați să se asigure că toate sistemele de întocmire a documentelor respectă regulile relevante și reguli.
Setarea jobului principal
În cele mai multe cazuri, funcționarii tehnici servesc ca profesioniști de asistență care ajută la procesarea și la depunerea informațiilor foarte tehnice și specifice și, ca atare, este cel mai frecvent să găsiți acest tip de muncă în industriile care se ocupă mult cu documentație densă și au multe cerințe de depunere. Firmele de inginerie în construcții sunt unii dintre cei mai obișnuiți angajatori, alături de antreprenorii generali. Companiile de software și corporațiile care vând în principal soluții de baze de date digitale ar putea avea nevoie și de oameni cu acest tip de experiență. Unele companii medicale, cum ar fi spitalele și companiile de asigurări, au și locuri de muncă disponibile. Jobul va arăta neapărat diferit în locuri diferite, dar sarcinile și sarcinile de bază sunt de obicei aproximativ aceleași.
Depozitarea documentelor
Gestionarea documentelor este de obicei unul dintre cele mai importante lucruri pe care le fac oamenii din profesia de funcționar tehnic. Aceasta poate acoperi orice, de la primirea documentelor până la procesarea acestora ca „primite” și stocarea lor, la trimiterea fișierelor importante din companie sau birou către alții și urmărirea și asigurarea primirii.
Unele dintre cele mai importante documente tind să se refere la personal, inclusiv documentele inițiale ale angajaților, dosarele de instruire și orice notă cu privire la acțiunile disciplinare ale angajaților. În plus, majoritatea locurilor de muncă de grefier implică organizarea documentației care enumeră cerințele pentru proiecte și orice modificări ale operațiunilor, asigurându-se că regulile sunt respectate și termenele sunt respectate. Aceste documente trebuie de obicei actualizate în mod constant și ușor accesibile, astfel încât cei responsabili să le poată accesa în orice moment.
Bazare de date digitale
De obicei, depunerea nu se limitează la documente pe hârtie. De asemenea, este de așteptat ca o persoană în această poziție să fie expertă în utilizarea tehnologiei pentru a menține documentele organizate. Acest tip de angajat ar trebui să poată determina de obicei ce software ar fi util și ar trebui să știe cum să folosească o varietate de programe diferite. Sarcinile înrudite includ adesea instalarea și depanarea software-ului atunci când este necesar, precum și crearea și actualizarea bazelor de date. De asemenea, se poate aștepta ca angajații cu pregătire tehnică să-i ajute pe colegii de muncă cu alte sarcini tehnice care implică computerul, în special legate de sistemele de raportare online sau de fișiere.
Proiectarea sistemelor și îmbunătățirea eficienței
În funcție de organizație, unui funcționar în această calitate i se poate cere, de asemenea, să proiecteze sisteme de gestionare a documentelor și a dosarelor de la zero. Acest tip de sarcină este adesea mult despre ingineria documentelor, iar rolul principal al funcționarului este de obicei să găsească modalități de a face sistemele mai eficiente și mai ușor de utilizat.
În funcție de context, el sau ea poate, de asemenea, să ajute compania să respecte legile necesare privind stocarea și depozitarea documentelor. Companiile care se ocupă de lucruri precum informații financiare sensibile sau date de sănătate sunt adesea ținute la standarde mai înalte și trebuie să respecte anumite reglementări – reglementări care pot fi modificate periodic. Funcționarii sunt adesea însărcinați să rămână la curent cu regulile relevante și să ajute să se asigure că sistemele existente sunt conforme.
Corectarea și editarea
În unele cazuri, funcționarii cu expertiză tehnică chiar ajută la crearea și editarea manualelor tehnice pentru a se asigura că informațiile sunt corecte. Corectarea și editarea este o parte importantă a procesului, dar în unele cazuri, unor astfel de profesioniști li se poate cere să creeze ghiduri sau manuale – adesea pentru lucruri precum sistemele de navigare a documentelor – care pot fi distribuite pe scară largă angajaților și altora care folosesc programul în întrebare.
Sarcini de bază de birou
Similar altor tipuri de funcționari, un funcționar tehnic trebuie de obicei să îndeplinească unele sarcini de birou pe parcursul zilei. Aceasta înseamnă că profesioniștii se pot aștepta să răspundă la telefon și fie să răspundă la întrebarea pusă, fie să redirecționeze apelantul către altcineva. De asemenea, ei pot saluta persoanele care vizitează biroul și, uneori, servesc ca primul contact pe care oamenii îl au cu compania. Sarcinile administrative suplimentare pot include trimiterea prin fax, e-mail și gestionarea corespondenței.