Specialiștii în controlul documentelor gestionează colectarea, stocarea și preluarea documentelor interne ale unei organizații. O educație liceală este de obicei necesară pentru angajarea la nivel de intrare, dar poate fi necesară o anumită pregătire universitară pentru o poziție de conducere. Pentru a deveni un specialist în controlul documentelor, trebuie să aveți, de asemenea, bune abilități organizatorice, informatice și de birou. Angajarea pentru această profesie poate fi găsită de obicei în domeniul sănătății, juridic și în domeniul producției, precum și în instituții de învățământ și guvernamentale. Sarcinile tipice pentru un specialist în controlul documentelor includ arhivarea, distribuirea și recuperarea documentelor tipărite și electronice.
Pentru a fi specialist în controlul documentelor, veți avea nevoie de o diplomă de liceu și de o pregătire extinsă la locul de muncă. Majoritatea specialiștilor încep această carieră într-o poziție de nivel de intrare și își asumă responsabilități suplimentare pe măsură ce cunoștințele și abilitățile lor cresc. Anumiți angajatori vă pot solicita să finalizați o diplomă de doi sau patru ani pentru a lucra într-o poziție de conducere. Alții pot fi dispuși să accepte certificarea profesională în locul unei diplome de colegiu. Formare specializată și certificare sunt disponibile de la organizații recunoscute la nivel internațional, cum ar fi Knowledge Management Professional Society (KMPro) și Association for Information and Image Management (AIIM).
Pe lângă educația ta formală, trebuie să ai și abilități organizatorice și de birou foarte bune pentru a deveni un specialist în controlul documentelor. Acești profesioniști sunt obligați să organizeze și să urmărească utilizarea a sute de documente în fiecare zi. Trebuie să fiți capabil să creați și să gestionați atât sisteme de fișiere tipărite, cât și electronice pentru a reuși în această ocupație. Pentru acest job vor fi necesare, de asemenea, cunoștințe excelente de calculator și familiaritate cu o varietate de aplicații software. Pozițiile la nivel de management necesită de obicei bune abilități de comunicare și conducere, împreună cu capacitatea de a instrui alți lucrători.
După ce deveniți un specialist în controlul documentelor, puteți găsi un loc de muncă la o serie de organizații diferite. Acești profesioniști sunt angajați frecvent în domeniul sănătății, tehnologiei și producției, precum și în industria construcțiilor și tehnologiei. Instituțiile guvernamentale și de învățământ utilizează, de asemenea, sisteme de control al documentelor, împreună cu băncile și alte companii de servicii financiare. Este posibil să puteți găsi de lucru cu un serviciu independent de control al documentelor dacă nu este disponibil un loc de muncă tradițional. Anumiți angajatori din domeniul biomedical sau juridic pot necesita pregătire specializată înainte de angajare.
Acești specialiști se angajează de obicei în activități precum organizarea și depunerea diferitelor documente tipărite și electronice. Ei se asigură că versiunea curentă a unui document este disponibilă și urmăresc locația și utilizarea acestuia. Acești profesioniști folosesc, de asemenea, scanere pentru a face copii electronice ale documentelor pe hârtie și pentru a crea sisteme de arhivare pentru stocare și recuperare. Specialiștilor la nivel de management pot fi solicitați să dezvolte și să implementeze proceduri și politici pentru partajarea documentelor și să conducă cursuri de formare a angajaților.