Un secretar de presă este un profesionist în relații publice. Mass-media poate juca un rol important și poate avea un efect major asupra anumitor agenții și afaceri, în special asupra celor asociate guvernului. Din acest motiv, un astfel de profesionist este necesar pentru a ajuta o organizație să mențină o imagine publică pozitivă și consecventă și să direcționeze organizația astfel încât să poată folosi în mod eficient mass-media pentru a comunica cu publicul.
Îndatoririle comune pentru secretarii de presă includ să rămână la curent cu știrile și sentimentul publicului cu privire la organizațiile pentru care sunt angajați. Este posibil ca aceștia să fie nevoiți să răspundă la întrebări din surse media sau din partea publicului. De asemenea, este obișnuit ca aceste persoane să scrie discursuri, comunicate de presă și poate bloguri. În unele cazuri, organizațiile trebuie să folosească mass-media ca instrument și poate fi datoria secretarului de presă să știe care locații sunt cele mai bune și cum să le abordeze cel mai bine.
Există diferite niveluri de secretari de presă. În Statele Unite (SUA), de exemplu, Casa Albă are un birou de presă. În cadrul acestui birou sunt profesioniști la diferite niveluri ale carierei lor. Cerințele zilnice exacte pentru acești indivizi depind de poziția lor. Un secretar de presă adjunct, de exemplu, este probabil să aibă responsabilități diferite decât un secretar de presă superior.
Secretarul de presă poate fi și purtătorul de cuvânt al organizației, dar nu este întotdeauna cazul. Uneori, acești profesioniști revizuiesc și pregătesc informații care vor fi transmise către sau prin intermediul mass-media, dar este posibil să nu transmită personal mesajul. În schimb, rolurile lor pot fi să se asigure că cei care interacționează cu mass-media și publicul o fac într-o manieră care să nu pună în pericol imaginea pozitivă a organizației.
Secretarii de presă sunt de obicei angajați de o organizație pe care mass-media se concentrează în mod regulat sau una care interacționează în mod regulat cu publicul, cum ar fi o mare corporație, o agenție guvernamentală sau un oficial. Trebuie înțeles, totuși, că doar veniturile nu determină în general necesitatea unui secretar de presă. O moară, de exemplu, poate genera mai multe milioane de dolari anual, dar din moment ce există o interacțiune redusă cu mass-media și un interes minim pentru afacerile sale, nu este probabil ca moara să aibă nevoie de un secretar de presă. Totuși, pot exista cazuri în care un secretar de presă este angajat temporar. Dacă moara a devenit brusc un punct focal media din cauza unei controverse, poate decide că este necesar să se adauge un profesionist în relații publice la personalul său până când situația se stinge.