O secretară/recepționeră este un profesionist calificat, ale cărui sarcini includ atât sarcini administrative, cât și de serviciu pentru clienți. Multe posturi de secretară/recepționară sunt enumerate pur și simplu sub unul sau altul, chiar dacă includ responsabilitățile postului din ambele categorii. Un profesionist din acest domeniu are, de obicei, o varietate de abilități, inclusiv cunoștințe de calculator, abilități de gestionare a clienților și abilități organizatorice.
Partea de secretariat a unui loc de muncă de secretar/recepționist este adesea concentrată pe organizare și managementul biroului. Secretarii păstrează adesea fișierele unei afaceri și pot fi însărcinați cu introducerea datelor și întreținerea arhivelor. Secretarii sunt, de asemenea, frecvent responsabili pentru toate documentele obișnuite de zi cu zi dintr-o companie și pot petrece mult timp gestionând rapoarte, expediere documente și memorii inter-oficii. În funcție de tipul de industrie, o secretară se poate ocupa și de facturarea clienților și de unele sarcini contabile.
Îndatoririle de recepționist necesare într-un loc de muncă de secretar/recepționist implică, în general, lucrul cu clienții și clienții afacerii. Recepționerii servesc de obicei ca salutatori și pot fi prima persoană pe care clienții o întâlnesc atunci când intră pe ușă. Servind în această calitate, sunt necesare abilități excelente de comunicare și de servire a clienților, deoarece un recepționer poate da tonul pentru interacțiunea clientului cu afacerea. Abilitățile de recepționist pot include, de asemenea, îndatoririle telefonice, programarea și îngrijirea personalului VIP de la birou sau al clienților.
Un loc de muncă de secretar/recepționist poate include toate sarcinile de mai sus, plus multe altele specifice fiecărei posturi individuale. În multe companii, secretarul/recepționerii vor trebui să învețe software specializat folosit pentru gestionarea facturării, a documentelor de birou și a stocării datelor pentru companie. Mulți profesioniști din acest tip de muncă sunt de așteptat să învețe terminologia industriei, astfel încât să poată asista mai bine clienții și să explice problemele altor personal. Deoarece servesc ca un canal central pentru aproape toate operațiunile de afaceri, secretarul/recepționerii sunt adesea responsabili de serviciile angajaților și campaniile de moral și pot fi responsabili de crearea evenimentelor de birou și de supravegherea buletinelor informative ale companiei.
Există mai multe abilități de bază care pot fi de mare ajutor pentru oricine într-un loc de muncă de secretar/recepționist. Cunoașterea calculatoarelor, inclusiv cunoașterea tuturor sistemelor de operare obișnuite, a programelor de grafică de bază și a foilor de calcul și cercetarea pe Internet, este aproape universal necesară în aceste locuri de muncă. Viteza mare de tastare și caligrafia lizibilă sunt, de asemenea, abilități importante. Abilitățile organizatorice bune pot fi cheia pentru performanța optimă în această capacitate, deoarece pot reduce șansele de confuzie și comunicare greșită la locul de muncă. În cele din urmă, o atitudine plăcută și un comportament profesional pot ajuta o secretară/recepționer să rămână în relații bune cu colegii angajați și să ajute compania să-și construiască o reputație excelentă.