O secretară este un asistent care ajută profesioniștii să îndeplinească sarcini precum răspunsul la telefon, efectuarea corespondențelor, întocmirea documentelor și efectuarea sarcinilor de introducere a datelor. În cele mai multe cazuri, secretarele sunt comunicatori excelenți, capabili să redacteze memorii clare, concise și să comunice cu vizitatorii unui birou. Mulți profesioniști dintr-un număr divers de domenii depind de secretarele lor pentru a-și menține birourile în ordine, pentru a programa întâlniri, pentru a colecta informații și, în multe cazuri, pentru a se asigura că toate documentele importante sunt transmise colegilor, clienților și agențiilor de reglementare cu informații complete și corecte. . Unul dintre cele mai importante sfaturi pentru angajarea unei secretare este să vă asigurați că un anunț pentru un loc de muncă va oferi o listă completă și detaliată a calificărilor și cerințelor postului. Alte sfaturi importante pentru angajarea unei secretare sunt să folosiți o serie de surse diferite pentru a găsi candidați pentru un loc de muncă, să scrieți întrebările de la interviu din timp și să realizați că este mai bine să luați o decizie inteligentă decât să luați o decizie rapidă.
Unii profesioniști au norocul să găsească secretare care le-au fost recomandate de colegi. În aceste cazuri, s-ar putea să nu fie nici măcar necesar să completați un anunț de angajare. De cele mai multe ori, însă, angajarea unei secretare necesită completarea unui anunț de deschidere a unui loc de muncă. Acesta este un document care le spune potențialilor candidați la locuri de muncă că un profesionist caută un asistent și care, de asemenea, ar trebui să enumere calificările pe care solicitanții ar trebui să le fi dobândit înainte de a trimite CV-urile.
Un profesionist care angajează o secretară pentru un birou obișnuit de afaceri ar putea enumera doar că un asistent ideal are ani de experiență în comunicarea cu profesioniștii în afaceri, efectuarea introducerii datelor și utilizarea software-ului de programare și facturare. Cu toate acestea, în domenii mai specializate, cum ar fi în domeniile drept și medical, angajarea unei secretare ar putea cere profesioniștilor să fie familiarizați cu diferite tipuri de certificare. Majoritatea medicilor, de exemplu, angajează secretare care au pregătire și certificare în păstrarea dosarelor medicale sau facturarea și codificarea medicală în zonele în care asigurarea este un factor.
De asemenea, este important să trimiteți notificări de deschidere a unui loc de muncă către o serie de surse diferite. Când angajați o secretară, este o idee bună să trimiteți anunțuri către ziare locale, site-uri web și alte resurse utilizate de persoane care ar putea căuta de lucru într-un domeniu relevant. Un avocat, de exemplu, ar putea trimite anunțuri de angajare către centrele locale de formare a parajuriștilor, în timp ce un medic ar putea trimite notificări către programele locale de administrare a sănătății.