Un calendar editorial este un plan de teme viitoare pentru o revistă sau un ziar. Calendarele editoriale sunt realizate în principal din motive de publicitate. De exemplu, dacă o temă relevantă pentru anumite produse ale agenților de publicitate este utilizată pentru un articol, este mai probabil ca compania să dorească să plaseze un anunț în publicație, deoarece cititorii vor fi interesați de subiect. De exemplu, un raport aprofundat despre sarcina la adolescenți poate ajuta la vânzarea spațiului publicitar către școlile de studii la domiciliu și companiile de produse pentru copii. Utilizarea unui calendar editorial pentru a planifica ideile de povești în avans permite, de asemenea, timpul de publicare pentru a publica un comunicat de presă al poveștii viitoare pentru a atrage posibili noi cititori.
Un comunicat de presă este o știre care promovează și o companie, aducând publicitate acesteia. Mass-media acoperă povestea în scris sau în mass-media de difuzare, dacă jurnaliştii şi editorii consideră că eliberarea este suficient de demnă de ştiri pentru cititorii lor. Un subiect important, cum ar fi sarcina la adolescență, despre care va fi raportat în detaliu, poate justifica mass-media să accepte un comunicat de presă despre povestea viitoare într-un ziar sau revistă. Nu fiecare articol dintr-un calendar editorial va fi acceptat ca comunicat de presă.
Principala utilizare a calendarelor de planificare editorială este ca funcție de vânzare publicitară. Revistele și ziarele se bucură de vânzări de publicitate și trebuie să atragă în mod constant agenții de publicitate pentru a cumpăra spațiu publicitar tipărit în publicația lor. Agenții de publicitate nu își pot cheltui pur și simplu banii publicitari plasând reclame la întâmplare, ci trebuie să-și transmită mesajele promoționale unui anumit public țintă interesat de tipurile lor de produse și servicii. Cititorii anumitor publicații sunt considerați clienți potențiali calificați, deoarece se potrivesc de obicei cu datele demografice sau statisticile personale ale pieței țintă, cum ar fi vârsta, sexul și venitul. O temă de calendar editorial trebuie să atragă cititorii și agenții de publicitate țintă ai publicației.
Un alt mod în care este folosit un calendar editorial este stabilirea liniilor directoare de trimitere pentru scriitori. Majoritatea publicațiilor includ instrucțiuni ale scriitorilor care solicită articole pe temele pe care le-au stabilit în calendarul lor de planificare editorială. Editorii instruiesc scriitorii interesați să lucreze la un articol pentru publicare fie să interogă mai întâi, fie să trimită manuscrisul completat pentru publicare.
Cât de departe este stabilit un calendar de planificare editorială depinde de fiecare publicație specifică. De multe ori trec cel puțin câteva luni de când departamentul de vânzări de publicitate va avea nevoie de timp pentru a vinde spațiu publicitar, iar personalul editorial va trebui să aleagă cel mai bun scriitor pentru povestea, precum și să creeze un termen limită suficient pentru scriere. Momentul anului este, de asemenea, un factor în pregătirea numerelor de reviste sau a secțiunilor speciale ale ziarelor. De exemplu, o caracteristică de camping care va fi produsă și distribuită într-o ediție de primăvară este probabil să fie începută ca proiect în toamna sau iarna anterioară.