Un comunicat de presă are scopul de a transmite informații despre un eveniment viitor sau în desfășurare sau de a face un alt fel de declarație către mass-media. Când scrieți un comunicat de presă, rețineți că multe surse media primesc un număr mare de comunicate de presă în fiecare zi, așa că este important să păstrați informațiile concise, interesante și exacte. Comunicatul de presă este un cârlig, iar un comunicat de fapt bine scris va genera publicitate pozitivă. Când scrieți un comunicat de presă, este o idee excelentă să vă gândiți la mintea unui reporter, asigurându-vă că informațiile relevante sunt clar conturate într-un mod care să nu fie excesiv de promoțional.
Regulile generale de formatare pentru un comunicat de presă includ folosirea unui font clar lizibil și curat, cum ar fi Times New Roman sau Arial, dimensionarea corespunzătoare și spațierea dublă. „COMUNICAT DE PRESĂ” ar trebui să fie centrat și scris cu caractere aldine în partea de sus a documentului, astfel încât o privire obișnuită să dezvăluie natura comunicării. Un comunicat de presă trebuie trimis întotdeauna pe antetul companiei, cu informațiile de contact enumerate în partea de sus și de jos. Dacă un antet al companiei nu este disponibil, ar trebui adăugat un logo al companiei, astfel încât documentul să fie în mod clar o comunicare oficială. Comunicatele de presă ar trebui să fie întotdeauna verificate pentru erori de ortografie și gramaticale pentru a se asigura că fac o impresie pozitivă asupra destinatarului.
Un comunicat de presă prezintă bucăți de informații într-un mod ușor accesibil. Comunicatul de presă ar trebui să conducă cu un antet scurt, la fel ca titlul dintr-un ziar. Antetul este o oportunitate de a atrage jurnalistul și de a-i trezi interesul pentru restul conținutului. Păstrați-l scurt, informativ și interesant. „Întâlnește autorul celebru Howard Zinn la o recepție de cocktail pe 16 decembrie” nu este un titlu bun, deoarece este prea pronunțat; „Ești invitat la o recepție cu Howard Zinn” este mai bine.
După antet, primul paragraf ar trebui să detalieze rapid cine, ce, unde, când, de ce și cum din comunicatul de presă. Această parte a comunicatului de presă este secțiunea potrivită din exemplul nostru pentru a detalia faptul că evenimentul este o recepție de cocktail în Biblioteca Hoover, marți, la ora 7:00. Atrageți interesul cititorului, astfel încât acesta să fie interesat de mai multe detalii, incluse în al doilea paragraf. În exemplul nostru, al doilea paragraf poate detalia acreditările lui Howard Zinn, motivul recepției și alte detalii care concretizează raportul. În sfârșit, închideți cu un scurt paragraf care încheie ediția și reiterează informațiile pertinente.