Există nenumărate modalități de a crea și de a menține un loc de muncă organizat. Urmărirea celor mai bune sfaturi pentru organizarea locului de muncă poate economisi timp, relaxa angajații și crește nivelul de productivitate. Făcând câteva modificări în modul în care gestionați hârtiile, decorați un birou, utilizați un birou și lucrați la computer, vă puteți bucura de un loc de muncă mai eficient. Unele sfaturi includ utilizarea listelor zilnice de activități, păstrarea ordonată a fișierelor, reducerea aglomerației la locul de muncă și păstrarea unui program pe un calendar.
Organizarea locului de muncă depinde de a avea articole acolo unde aveți nevoie de ele, când aveți nevoie de ele. Se estimează că angajații pierd aproximativ o oră pe zi încercând să găsească elementele necesare pentru îndeplinirea sarcinilor. Aderarea la un sistem de organizare la locul de muncă poate reduce timpul pierdut în fiecare zi prin simpla încercare de a localiza articole. Ca un obicei, încheiați fiecare zi făcând liste cu sarcinile care trebuie îndeplinite a doua zi și începeți a doua zi prin a prelua toate materialele necesare. Marcați sarcinile din lista dvs. pe măsură ce le finalizați; acest lucru vă va menține concentrat asupra nivelurilor dvs. de productivitate în timpul zilei.
Fișierele trebuie păstrate în ordine de către oricine este interesat de organizarea locului de muncă. Separați diferite fișiere și păstrați-le în folderele corespunzătoare. Evitați să depuneți documente aleatoriu sau să lăsați fișiere în afara dosarelor lor mai mult decât este necesar. Faceți un scop personal să pileți o bucată de hârtie imediat ce vă atinge mâinile.
Creați mai mult spațiu la locul de muncă. Dezordinea, inclusiv mobilierul sau decorul, poate avea un efect negativ asupra capacității de concentrare a unui angajat. Luați în considerare îndepărtarea pieselor de mobilier inutile pentru a crea mai mult spațiu și spațiu de gândire. Dacă ți se pare că biroul tău pare prea gol, gândește-te la înlocuirea mobilierului cu mai multe instrumente organizatorice, cum ar fi sertarele. În mod similar, încercați să creșteți spațiul biroului dvs. prin eliminarea articolelor care nu sunt utilizate în mod regulat și prin curățarea biroului la sfârșitul fiecărei zile.
Rețineți că organizarea locului de muncă se extinde la mai mult decât articole fizice. Datele digitale, precum și obiectele fizice, trebuie să fie și ele organizate. Creați un sistem digital care să aibă sens pentru dvs. și afacerea dvs. și implementați-l. Orice sistem care facilitează preluarea informațiilor importante poate fi benefic pentru locul de muncă.
Societatea digitală de astăzi poate face mai ușor pentru angajați să folosească calendare situate pe computere sau dispozitive digitale, dar dacă acele documente digitale se pierd, poate fi dificil să le recupereze. Calendarele pe hârtie oferă documentația fizică a sarcinilor, proiectelor, întâlnirilor și sarcinilor. Calendarele ar trebui să fie suficient de mari pentru a se potrivi nevoilor deținătorului său; de exemplu, dacă un manager ține un calendar, el sau ea ar trebui să ia în considerare cumpărarea unui calendar care să-l ajute să țină evidența angajaților. Calendarele digitale pot fi păstrate, de asemenea, dar ar trebui să completeze calendarele fizice și să nu fie folosite în locul lor.