Software-ul de evaluare a instruirii este folosit de multe companii atunci când un nou angajat se alătură rândurilor și începe pregătirea sau când un angajat obține o pregătire suplimentară ca urmare a schimbărilor de loc de muncă sau a unei promovări. Pentru a se asigura că angajatul învață din modulele de formare, un creator de întrebări îi va ajuta pe administratorii să creeze formulare personalizate cu întrebări pertinente. După ce angajatul răspunde la întrebări, trebuie să se obțină feedback, iar software-ul de evaluare a instruirii cu mai multe moduri de a face acest lucru este de obicei mai bun. De obicei, companiile trebuie să analizeze rezultatele nu numai pentru acuratețe, ci și să compare eficiența formării în rândul spectrului de cursanți. Implementarea programului de evaluare a instruirii ar trebui să fie simplă, fără a fi necesar ca administratorii să scrie vreun cod complex.
Punerea întrebărilor după un modul de formare este modalitatea obișnuită de a testa reținerea angajaților în formarea. Crearea unui formular de întrebare pertinent ar trebui să fie simplă, iar administratorii ar trebui să poată scrie întrebări personalizate fără a fi nevoie să folosească codificare și fără a trebui să parcurgă mulți pași. Majoritatea întrebărilor vor fi deschise, vor avea unul sau mai multe răspunsuri sau vor fi adevărate sau false. Pentru a facilita crearea acestor întrebări pentru administratori, cel mai bun software va avea probabil comenzi simple care le permit administratorilor să definească diferite tipuri de întrebări. Dacă acest lucru este imposibil, atunci software-ul de evaluare de instruire care necesită puțină codare poate fi cel mai bun, deoarece codarea complexă poate fi ușor dezastruită și dificil de întreținut.
După ce un formular de întrebare este creat și completat, acesta trebuie colectat. Alegerea software-ului cu cea mai convenabilă metodă de colectare sau cu multe metode diferite este, în general, cea mai bună. Metodele obișnuite de colectare includ e-mailul, încorporarea răspunsurilor într-un link și trimiterea formularului pe un server. Pentru a asigura securitatea, formularul de întrebare ar trebui să fie criptat în timpul oricărei transmisii.
Analiza instruirii este o altă parte importantă a utilizării software-ului de evaluare a instruirii. Acest lucru depășește verificarea dacă răspunsurile sunt corecte. De exemplu, dacă formularele pot fi organizate de către un formator, atunci administratorii pot compara scorurile pentru a vedea dacă un antrenor se descurcă mai bine sau mai rău decât alții. Funcțiile de raportare, cum ar fi raportarea datelor demografice ale angajaților și a scorurilor comune ale testelor, sunt, de asemenea, comune. Utilizatorii ar trebui să verifice funcțiile analitice pentru a vedea dacă ar ajuta compania.
Software-ul de evaluare a instruirii trebuie implementat astfel încât utilizatorii să poată completa răspunsurile. Unele programe au proceduri complexe de implementare care implică o cantitate mare de codare și trebuie să treacă prin servere și alte structuri înainte de a ajunge la utilizatori. A avea o implementare simplă este în general mai bine, deoarece administratorii fac ca software-ul de evaluare să funcționeze mai rapid, ceea ce poate minimiza greșelile de implementare.